Blanket Purchase Agreement (BPA)

Request For Quotations (RFQ)

RFQ Number: TCA-RFQ-OPS0036

Issuance Date: July 2, 2021

Deadline for Offers: July 12, 2021

Description: Logistics Services

For: USAID project “Transformation Communications Activity”

Funded By: United States Agency for International Development (USAID),

Contract No. 72012120C00003

Implemented By: Chemonics International Inc.

Point of Contact: Liubov Konoplyna, Finance and Administration Manager

[email protected]

Рамкова угода (РУ)

Запит про надання цінових пропозицій (ЗЦП)

Номер ЗЦП: TCA-RFQ-OPS0036   

Дата оголошення: 2 липня 2021 року    

Кінцевий термін подання пропозицій: 12 липня 2021 року

Опис: Логістичні послуги

Замовник:Проєкт USAID «Трансформація комунікацій»

Фінансування: Агентство США з міжнародного розвитку (USAID),

Контракт USAID № 72012120C00003,

Реалізація: Кімонікс Інтернешнл Інк.

Контактна особа: Любов Коноплина, Фінансовий та Адміністративний менеджер

 [email protected]

***** ETHICAL AND BUSINESS CONDUCT REQUIREMENTS *****

Chemonics is committed to integrity in procurement, and only selects Vendors based on objective business criteria such as price and technical merit. Chemonics expects suppliers to comply with our Standards of Business Conduct, available at https://www.chemonics.com/our-approach/standards-business-conduct/. 

 Chemonics does not tolerate fraud, collusion among offerors, falsified proposals/bids, bribery, or kickbacks. Any firm or individual violating these standards will be disqualified from this procurement, barred from future procurement opportunities, and may be reported to both USAID and the Office of the Inspector General.

Employees and agents of Chemonics are strictly prohibited from asking for or accepting any money, fee, commission, credit, gift, gratuity, object of value or compensation from current or potential vendors or suppliers in exchange for or as a reward for business. Employees and agents engaging in this conduct are subject to termination and will be reported to USAID and the Office of the Inspector General. In addition, Chemonics will inform USAID and the Office of the Inspector General of any supplier offers of money, fee, commission, credit, gift, gratuity, object of value, or compensation to obtain business.

Offerors responding to this RFQ must include the following as part of the proposal submission:

• Disclose any close, familial, or financial relationships with Chemonics or project staff. For example, if an offeror’s cousin is employed by the project, the offeror must state this.

• Disclose any family or financial relationship with other offerors submitting proposals. For example, if the offeror’s father owns a company that is submitting another proposal, the offeror must state this.

• Certify that the prices in the offer have been arrived at independently, without any consultation, communication, or agreement with any other offeror or competitor for the purpose of restricting competition.
• Certify that all information in the proposal and all supporting documentation are authentic and accurate.
• Certify understanding and agreement to Chemonics’ prohibitions against fraud, bribery and kickbacks.

Please contact [email protected] and/or Chief of Party Mitra Khaleghian, [email protected] with any questions or concerns regarding the above information or to report any potential violations. Potential violations may also be reported directly to Chemonics’ Washington office through the contact information listed on the website found at the hyperlink above. 

***** КОДЕКС ЕТИКИ ТА ДІЛОВОЇ

ПОВЕДІНКИ *****

 Кімонікс неухильно дотримується принципів доброчесності у здійсненні закупівель і обирає постачальників лише на основі об’єктивних критеріїв ведення бізнесу, як-от ціна та технічні переваги. Кімонікс очікує від постачальників дотримання Стандартів ділової поведінки, з якими можна ознайомитися за посиланням  https://www.chemonics.com/our-approach/standards-business-conduct/

Кімонікс не толерує шахрайства, змови учасників тендеру, фальсифікації пропозицій/ заявок, хабарництва чи відкатів. Порушення будь-якою юридичною або фізичною особою цих стандартів призведе до дискваліфікації від участі у цій закупівлі, відсторонення від закупівель у майбутньому, а інформацію про порушника може бути передано до USAID та Управління Генерального інспектора.

Співробітникам та представникам Кімонікс суворо забороняється вимагати або приймати будь-які гроші, гонорари, комісії, кредити, подарунки, грошові винагороди, цінності або компенсації від поточних або потенційних постачальників в обмін на, або як винагороду за співпрацю. Співробітники та представники, які притримуються такої поведінки, підлягають звільненню, а інформація про них буде доведена до відома USAID та Управління Генерального інспектора. Крім того, Кімонікс зобов’язується повідомити USAID та Управління Генерального інспектора про факти пропонування будь-яким постачальником грошей, гонорарів, комісії, кредиту, подарунків, грошової винагороди, цінностей або компенсації для отримання можливості співпраці.

Учасники тендеру, які відповідають на цей ЗЦП, повинні включити до своїх пропозицій таку інформацію:

• Розкрити інформацію про будь-які близькі, сімейні або фінансові відносини з Кімонікс або співробітниками Проєкту. Наприклад, якщо двоюрідний брат або сестра учасника тендеру працює у Проєкті, учасник тендеру повинен заявити про це.

• Розкрити інформацію про будь-які сімейні або фінансові відносини з іншими учасниками тендеру, які подали пропозиції. Наприклад, якщо батько учасника тендеру є власником компанії, яка подала іншу заявку, учасник тендеру повинен заявити про це.
• Засвідчити, що ціни у пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції.

• Засвідчити, що вся інформація у пропозиції та супровідних документах є вірною і точною.
• Засвідчити розуміння та погодження із забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та відкатів.

Будь-ласка, звертайтеся до [email protected] та/ або до керівника проєкту Мітри Калегіан ([email protected]) з будь-якими запитаннями щодо інформації наведена вище, або для повідомлення про можливі порушення. Про потенційні порушення також можна повідомити безпосередньо офіс Кімонікс у Вашингтоні, контактні деталі якого можна знайти, перейшовши за посиланням, що зазначене вище.

Section 1: Instructions to Offerors

1. Introduction: The USAID Transformation Communications Activity (TCA) is a USAID program implemented by Chemonics International in Ukraine. The goal of TCA is to partner with the Government of Ukraine, private sector, and civil society to increase the resilience of Ukraine’s democracy through innovative communications initiatives. As part of project activities, TCA requires the purchase of routine logistics  and event organization services for programmatic and operational implementation of project activities.

The purpose of this RFQ is to solicit quotations from eligible Vendors for as-needed, ad hoc purchases of logistics and event organization services in accordance with project’s needs. As a result of this RFQ, the TCA Project anticipates issuing a blanket purchase agreement (BPA)—or possibly multiple BPAs—to establish specific pricing levels and parameters for ordering these services. This will allow TCA to issue specific purchase orders, on an as-needed basis, for the procurement of these services over the next twelve months. The Vendor shall furnish the services described in any purchase orders issued by Chemonics under this BPA. Chemonics is only obligated to pay for services ordered through purchase orders issued under this BPA and delivered by the vendor in accordance with the terms/conditions of this BPA

Offerors are responsible for ensuring that their offers are received by Chemonics in accordance with the instructions, terms, and conditions described in this RFQ.  Failure to adhere with instructions described in this RFQ may lead to disqualification of an offer from consideration.

1. Offer Deadline and Protocol: Offers must be received no later than 5:00PM local Kyiv time on Monday, July 12, 2021 by email. Any emailed officers must be emailed to TCA[email protected].

Please reference the RFQ number in any response to this RFQ. Offers received after the specified time and date will be considered late and will be considered only at the discretion of Chemonics.

1. Questions: Questions regarding the technical or administrative requirements of this RFQ may be submitted no later than than 5:00 PM local Kyiv time on Friday, July 9, 2021 by email to TCA[email protected]. Questions must be submitted in writing; phone calls will not be accepted. Questions and requests for clarification—and the responses thereto—that Chemonics believes may be of interest to other offerors will be circulated to all RFQ recipients who have indicated an interest in bidding.

Only the written answers issued by Chemonics will be considered official and carry weight in the RFQ process and subsequent evaluation. Any verbal information received from employees of Chemonics or any other entity should not be considered as an official response to any questions regarding this RFQ.

1. Specifications: Section 3 contains the specifications of the commodities/services that may be ordered under the BPA. All commodities offered in response to this RFQ must be new and unused.

Please note that, unless otherwise indicated, stated brand names or models are for illustrative description only. An equivalent substitute, as determined by the specifications, is acceptable.

At this time, specific quantities to be purchased under any BPA resulting from this RFQ are unknown. Specific quantities will depend on the needs of the TCA Project. Individual purchase orders will be issued under the BPA agreement, as the need arises for additional commodities/services.  

1. Quotations: The per-unit pricing in quotations in response to this RFQ must be priced on a fixed-price, all-inclusive basis, including all other costs. Pricing must be presented in Ukrainian Hryvnia (UAH).  Offers must remain valid for not less than thirty (30) calendar days after the offer deadline. Prices quoted must remain fixed for a minimum of 12 months.  Offerors are requested to provide quotations on their official quotation format or letterhead; in the event this is not possible, offerors may complete the table in Section 3.

In addition, offerors responding to this RFQ are requested to submit the following:

• Cover letter detailing the company/individual’s areas of expertise and availability;
• Organizations responding to this RFQ are requested to submit a copy of their official registration or business license;
• Individuals responding to this RFQ are requested to submit a copy of their identification card;
• A minimum of three (3) references (with name and contact information) indicating the relevant services carried out in the last three (3) years that best illustrate organization/individual’s qualifications and past performance. References from USAID or similar donor-funded projects are preferred. Independent verification of the references may be carried out. Chemonics reserves the right to obtain past performance information from sources other than those identified by the offeror;

1. Delivery: The delivery locations for the items described in this RFQ may be throughout Ukraine. Specific locations are included in Section 3. As part of its response to this RFQ, each offeror is expected to provide an estimate (in calendar days) of the delivery timeframe (after receipt of order). The delivery timeframe must be upheld in the performance of any resulting contract.

1. Source/Nationality/Manufacture: All services offered in response to this RFQ or supplied under any resulting award must meet USAID Geographic Code 937 and 110. in accordance with the United States Code of Federal Regulations (CFR), 22 CFR §228. The cooperating country for this RFQ is Ukraine.

Offerors may not offer or supply services or any commodities that are manufactured or assembled in, shipped from, transported through, or otherwise involving any of the following countries: Cuba, Iran, North Korea, Syria.

Any and all items that are made by Huawei Technology Company, ZTE Corporation, Hytera Communications Corporation, Hangzhou Hikivision Digital Technology Company, Dahua Technology Company will not be accepted. If quotes include items from these entities please note that they will be deemed not technically responsive, and excluded from competition.

1. Warranty: Warranty service and repair within the cooperating country is required for all commodities under this RFQ. The warranty coverage must be valid on all commodities for a minimum of twelve (12) months after delivery and acceptance of the commodities, unless otherwise specified in the technical specifications.
2.  

1. Taxes and VAT: The agreement under which this procurement is financed does not permit the financing of any taxes, VAT, tariffs, duties, or other levies imposed by any laws in effect in the Cooperating Country. No such Cooperating Country taxes, VAT, charges, tariffs, duties or levies will be paid under an order resulting from this RFQ. Therefore, TCA shall pay for the cost of commodities/ services exclusive of VAT.

Chemonics International Inc. is implementing international technical assistance programs and projects in Ukraine in accordance with the Agreement between the Government of the United States of America and the Government of Ukraine about Humanitarian and Technical Economic Cooperation of May 07, 1992 (hereinafter referred to as “Agreement”). Chemonics has to purchase goods, works and services in order to carry out the above mentioned international technical assistance project. In accordance with the abovementioned Agreement and Procedure of engaging, using and monitoring international technical assistance approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine Resolution No.153 (153-2002-п) as of February 15, 2002, “On creating a unified system for engaging, using and monitoring international technical assistance”, the cost of such goods (works, services) is exempt from Value Added Tax (VAT).

Procurement of goods works and services shall be made at the cost of the international technical assistance project and is relevant to the category (type) of goods, works and services mentioned in the procurement plan.

The Project shall provide the successful offeror with a copy of the registration card of the Project for purchasing the goods, works and services, issued by the secretariat of the Cabinet of Ministers of Ukraine and certified by the Project stamp, and a copy of the Procurement plan or an extract from the Procurement plan certified by the Project stamp.

The offeror shall submit a fiscal bill for goods (works, services) completed in accordance with the procedure set forth below and marked “Without VAT”. A fiscal bill shall include the grounds for VAT exemption (Project name, number and date of the relevant contract). The subcontractor shall submit the declaration to the state tax authority at its location taking into account the abovementioned operations and mentioning VAT exemption code #14060049 according to the Tax Exemptions Directory.

PLEASE NOTE: Offerors must affirmatively state in the offer that they understand Chemonics is VAT exempt and that this exception will be recognized for all invoicing. Failure to affirmatively state offerors intention to recognize the Ukrainian VAT exemption may be grounds for exclusion for consideration and award of a contract under this RFQ.

1. 10.   DUNS Number: Companies or organizations, whether for-profit or non-profit, shall be requested to provide a Data Universal Numbering System (DUNS) number if selected to receive an award in response to this RFQ valued greater than or equal to USD$30,000 (or equivalent in other currency). If the Offeror does not have a DUNS number and is unable to obtain one before the submission deadline, Offeror shall include a statement noting their intention to register for a DUNS number should it be selected as the successful offeror or explaining why registration for a DUNS number is not possible. Contact Dun & Bradstreet through this webform to obtain a number: https://fedgov.dnb.com/webform.  Further guidance on obtaining a DUNS number is available from Chemonics upon request.

1. Eligibility: By submitting an offer in response to this RFQ, the offeror certifies that it and its principal officers are not debarred, suspended, or otherwise considered ineligible for an award by the U.S. Government. Chemonics will not award a contract to any firm that is debarred, suspended, or considered to be ineligible by the U.S. Government.

1. Evaluation and Basis for Award: The award will be made to a responsible offeror whose offer follows the RFQ instructions, meets the eligibility requirements, meets or exceeds the minimum technical specifications, has positive references, and is judged to be the best value based on a lowest-price, technically acceptable approach.

Please note that if there are significant deficiencies regarding responsiveness to the requirements of this RFQ, an offer may be deemed “non-responsive” and thereby disqualified from consideration. Chemonics reserves the right to waive immaterial deficiencies at its discretion

Best-offer quotations are requested.  It is anticipated that award will be made solely on the basis of these original quotations.  However, Chemonics reserves the right to conduct any of the following:

• Chemonics may conduct negotiations with and/or request clarifications from any offeror prior to award.
•  

• While preference will be given to offerors who can address the full technical requirements of this RFQ, Chemonics may issue a partial award or split the award among various Vendors, if in the best interest of the TCA Project.
•  

• Chemonics may cancel this RFQ at any time.
•  
• Chemonics may reject any and all offers, if such action is considered to be in the best interest of Chemonics.

Please note that in submitting a response to this RFQ, the offeror understands that USAID is not a party to this solicitation and the offeror agrees that any protest hereunder must be presented – in writing with full explanations – to the TCA Project for consideration, as USAID will not consider protests regarding procurements carried out by implementing partners. Chemonics, at its sole discretion, will make a final decision on the protest for this procurement.

1. Terms and Conditions: This is a Request for Quotations only. Issuance of this RFQ does not in any way obligate Chemonics, the TCA Project, or USAID to make an award or pay for costs incurred by potential offerors in the preparation and submission of an offer.

This solicitation is subject to Chemonics’ standard terms and conditions. Any resultant award will be governed by these terms and conditions; a copy of the full terms and conditions is available upon request. Please note the following terms and conditions will apply:

(a)    Chemonics’ standard payment terms are net 30 days after receipt and acceptance of any commodities or deliverables. Payment will only be issued to the entity submitting the offer in response to this RFQ and identified in the resulting award; payment will not be issued to a third party.

(b)    Any award resulting from this RFQ will be in the form of a Blanket Purchase Agreement. TCA anticipates issuing a BPA (or multiple BPAs) under which specific purchase orders can be issued – on an as-needed basis – at the pricing levels established in the BPA. When the need arises for the services described in the BPA, TCA will issue a purchase order to the BPA-holder. If there are multiple BPA-holders as a result of this RFQ, the purchase order will be issued to the BPA-holder that presents the best value for that specific order, based on price and delivery time. Any BPA issued as a result of this RFQ will have a minimum duration of at least twelve (12) months. The Vendor shall furnish the services described in any purchase orders issued by TCA under the BPA. TCA is only obligated to pay for services to the extent purchase orders are issued under any BPA resulting from this RFQ.

(c)    No services or commodities may be supplied that are manufactured or assembled in, shipped from, transported through, or otherwise involving any of the following countries: Cuba, Iran, North Korea, Syria.

(d)    Any international air or ocean transportation or shipping carried out under any award resulting from this RFQ must take place on U.S.-flag carriers/vessels.

(e)    United States law prohibits transactions with, and the provision of resources and support to, individuals and organizations associated with terrorism. The Vendor under any award resulting from this RFQ must ensure compliance with these laws.

(f)     The title to any goods supplied under any award resulting from this RFQ shall pass to Chemonics following delivery and acceptance of the goods by Chemonics.  Risk of loss, injury, or destruction of the goods shall be borne by the offeror until title passes to Chemonics.

Розділ 1:         Інструкції для учасників тендеру

1. Вступ: Проєкт USAID «Трансформація комунікацій» - це програма USAID, що реалізується компанією «Кімонікс Інтернешнл» в Україні. Метою Проєкту «Трансформація комунікацій» є партнерство з Урядом України, приватним сектором та громадянським суспільством з метою зміцнення опірності української демократії через інноваційні комунікаційні ініціативи. В межах діяльності Проєкт «Трансформація комунікацій» потребує закупівлі планових послуг з логістики та організації заходів для реалізації програмної та операційної діяльності за проєктом. 

Метою цього ЗЦП є отримання пропозицій від відповідних постачальників послуг з логістики та організації заходів відповідно до потреб проекту. Як результат цього ЗЦП, Проєкт «Трансформація комунікацій» планує підписання рамкової угоди про закупівлю (РУ) або, можливо, декількох РУ, для встановлення конкретного рівня цін та параметрів для замовлення таких послуг. Це дозволить Проєкту «Трансформація комунікацій» за потреби видавати конкретні замовлення на закупівлю цих послуг протягом наступних дванадцяти місяців. Постачальник постачає послуги, що зазначені в будь-яких замовленнях, що видаються Кімонікс за цією РУ. Кімонікс зобов’язана оплачувати лише послуги, що замовлені через замовлення, які видані за цією РУ та доставлені постачальником у відповідності до умов та положень цієї РУ.

Учасники тендеру відповідальні за забезпечення отримання їхніх пропозицій Кімонікс у відповідності до інструкцій, умов та положень, які описані в цьому ЗЦП. Недотримання інструкцій, які описані в цьому ЗЦП, може призвести до дискваліфікації пропозиції від розгляду.

1. Кінцевий термін та порядок подання пропозицій: Пропозиції повинні бути отримані не пізніше 17:00 за київським часом у Понеділок, 12 липня 2021 р. електронною поштою.  Всі подання електронною поштою повинні надсилатися на адресу: TCA[email protected].

Будь ласка, вказуйте номер ЗЦП у всіх документах, які подаються у відповідь на цей ЗЦП. Пропозиції, що отримані після зазначеного часу та дати, вважатимуться такими, що були подані із запізненням; Кімонікс прийматиме рішення про їх розгляд виключно на власний розсуд.

1. Питання: Питання стосовно технічних або адміністративних вимог цього ЗЦП можна надсилати до 17:00 за київським часом у П’ятницю, 09 липня 2021 р. електронною поштою на адресу TCA[email protected].  Питання повинні подаватися в письмовій формі, телефонні дзвінки прийматися не будуть. Питання та  запити про надання роз’яснень, а також відповіді на них, які, на думку Кімонікс, можуть становити інтерес для інших учасників тендеру, можуть бути надіслані усім потенційним учасникам тендеру, які виявили зацікавленість взяти участь у цьому тендері.

Лише письмові відповіді від Кімонікс вважатимуться офіційними та беруться до уваги в процесі ЗЦП та наступної оцінки. Будь-яка усна інформація, що отримана від співробітників Кімонікс або інших осіб, не вважається офіційною відповіддю на питання, що стосуються цього ЗЦП.

1. Технічні характеристики: Розділ 3 містить специфікацію для товарів / послуг, які можуть замовлятися за РУ.  Вся продукція, яка пропонуються у відповідь на цей ЗЦП, повинні бути новими та невживаними. 

Звертаємо вашу увагу, що, якщо не зазначено інакше, вказані марки чи моделі надаються виключно для ілюстративного опису. Прийнятним є рівноцінний замінник як визначено в технічних характеристиках.  

На даний час конкретні обсяги закупівель за будь-якою РУ за цим ЗЦП невідомі.  Конкретні обсяги залежатимуть від потреб Проєкту «Трансформація комунікацій». За потреби в додаткових товарах/ послугах, за РУ видаватимуться конкретні замовлення.

1. Пропозиції: Ціни на одиницю продукції в цінових пропозиціях, що подаються у відповідь на цей ЗЦП, повинні бути фіксованими і включати усі додаткові витрати. Ціни повинні бути представлені в гривнях (грн). Пропозиції повинні залишатися чинними протягом не менше 30 (тридцяти) календарних днів після граничного терміну подання пропозиції. Учасники повинні надати цінові пропозиції на офіційному бланку або в офіційному форматі; у випадку, коли це неможливо, учасники тендеру можуть заповнити таблицю в Розділі 3.

Крім того, учасники тендеру, які відповідають на цей ЗЦП, повинні подати такі документи:

• Супровідний лист, в якому надаються деталі щодо спеціалізації компанії/ фізичної особи та їхня готовність надавати послуги;
• Організації, які відповідають на цей ЗЦП, повинні подати копію їхньої офіційної реєстрації чи ліцензії на ведення господарської діяльності;
• Фізичні особи, які відповідають на цей ЗЦП, повинні подати копію їхнього посвідчення особи;
• Інформацію про принаймні трьох (3) осіб, які можуть надати рекомендації (із зазначенням імені та контактної інформації), вказавши відповідні послуги, які було надано протягом останніх трьох (3) років, які найкраще підтверджують спеціалізацію та досвід організації/ фізичної особи.  Перевага надається рекомендаціям від проєктів USAID чи подібних донорських проєктів.  Може бути здійснена незалежна перевірка рекомендацій.  Кімонікс зберігає право отримати інформацію про досвід надання послуг із інших джерел, аніж ті, що вказані учасником тендеру;

1. Доставка: Місця доставки одиниць продукції, які описані у цьому ЗЦП, можуть знаходитися на всій території України.  Конкретні місця вказані у Розділі 3.  У відповіді на цей ЗЦП кожен учасник тендеру повинен надати приблизний (у календарних днях) графік доставки (після отримання замовлення).  Графік доставки повинен бути дотриманий при виконанні будь-якого отриманого контракту.
2. Джерело походження / національність / виробництво: Усі послуги, які пропонуються у відповідь на цей ЗЦП, чи які постачаються за будь-яким контрактом, який укладено на основі цього ЗЦП, повинні відповідати вимогам USAID щодо географічного коду 937 та 110 у відповідності до Кодексу федеральних положень (Code of Federal Regulations - CFR), 22 CFR §228. Країна-партнер для цього ЗЦП – Україна.

Учасники тендеру не можуть пропонувати або надавати послуги або будь-які товари, які виготовляються або збираються, відвантажуються з, транспортуються через будь-яку з таких країн: Куба, Іран, Північна Корея, Сирія.

Будь-яка продукція, виготовлена компаніями Huawei Technology Company, ZTE Corporation, Hytera Communications Corporation, Hangzhou Hikivision Digital Technology Company, Dahua Technology Company, не  буде прийнята. Якщо котирування включають товари від цих організацій, зауважте, що вони вважатимуться технічно невідповідними та виключені з конкуренції.

1. Гарантія: Для всіх товарів за цим ЗЦП вимагається гарантійне обслуговування та ремонт в межах країни-партнера.  Дія гарантії повинна поширюватися на всі товари за цим ЗЦП. Гарантійний термін повинен поширюватися на всі товари щонайменше протягом дванадцяти (12) місяців після поставки та приймання товарів, окрім випадків, коли інше вказане у технічних характеристиках.

1. Податки та ПДВ: Угода, згідно з якою фінансується ця закупівля, не дозволяє фінансувати жодні податки, ПДВ, тарифи, мита чи інші збори, що встановлені будь-якими чинними законами країни-партнера. Жодні такі податки, ПДВ, тарифи, мита або збори країни-партнера не сплачуються згідно з договорами, що є результатом цього ЗЦП. Відтак, Проєкт «Трансформація комунікацій» оплачуватиме вартість товарів/ послуг без ПДВ.

Кімонікс Інтернешнл Інк. реалізує програми та проєкти міжнародної технічної допомоги в Україні відповідно до Угоди між Урядом України та Урядом США про гуманітарне та техніко-економічне співробітництво від 07 травня 1992 року (далі – «Угода»).  Кімонікс має здійснювати закупівлю товарів, робіт і послуг для виконання зазначеного вище проєкту міжнародної технічної допомоги відповідно до зазначених вище Угоди та Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, що затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року N153 (153-2002-п) «Про створення єдиної системи залучення,  використання  та  моніторингу міжнародної технічної допомоги»; вартість таких товарів (робіт, послуг) звільняється від податку на додану вартість (ПДВ).

Закупівля товарів, робіт та послуг здійснюється коштом проєкту міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (типу) товарів, робіт та послуг, що зазначені в плані закупівель.

Проєкт надає переможцю тендеру копію реєстраційної картки Проєкту для здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг, що видана  Секретаріатом Кабінету Міністрів України та засвідчена печаткою Проєкту, а також копію плану закупівлі або витяг із плану закупівлі, що завірені печаткою Проєкту.

Учасник тендеру подає податкову накладну на товари (роботи, послуги) у встановленому нижче порядку з поміткою «Без ПДВ». У податковій накладній зазначається підстава для звільнення від ПДВ (назва Проєкту, номер і дата відповідного контракту). Субпідрядник подає до державного податкового органу за своїм місцезнаходженням декларацію з урахуванням зазначених вище операцій та зазначивши код звільнення від податку на додану вартість № 14060049 відповідно до Довідника податкових пільг.

БУДЬ ЛАСКА, ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Учасники тендеру повинні ствердно заявити в своїй пропозиції, що вони розуміють, що Кімонікс звільнений від сплати ПДВ, і що це звільнення буде застосоване до всіх рахунків-фактур. Відсутність заяви учасників тендеру про намір визнати звільнення від ПДВ може бути підставою для виключення від розгляду та від надання контракту за цим ЗЦП.

1. Номер DUNS:компанії чи організації, як комерційні, так і неприбуткові,повиннінадатиномерУніверсальної Системи Нумерації Даних(DUNS), в разі обрання для укладення контракту у відповідь на цей ЗЦП, вартість якого перевищує або дорівнює 30 000 доларів США (або еквівалент в іншій валюті). Якщо учасник тендеру не має номера DUNS і не може отримати його до закінчення терміну подання заявки, він повинен включити заяву, в якій зазначається його намір зареєструватися для отримання номера DUNS, якщо його оберуть як успішного постачальника або пояснить, чому реєстрація для отримання номера DUNS є неможливою. Зв’яжіться з Dun & Bradstreet через цю веб-формою, щоб отримати номер: https://fedgov.dnb.com/webform. Подальші вказівки щодо отримання номера DUNS будуть надані компанією Кімонікс за запитом.

1. Право брати участь в тендері: Подаючи пропозицію у відповідь на цей ЗЦП, учасник тендеру підтверджує, що він та його основні співробітники не є такими, яких відсторонено, яким тимчасово заборонено, чи які іншим чином не відповідають критеріям для отримання фінансування або допомоги Уряду США. Кімонікс не укладає контракти з фірмами, яких відсторонено, яким тимчасово заборонено, або які вважаються такими, що не відповідають критеріям для отримання фінансування або допомоги Уряду США.

1. Оцінка пропозицій та визначення переможця: Контракт буде укладено з відповідальним учасником тендеру,  пропозиція якого дотримується інструкцій, що містяться у ЗЦП, відповідає критеріям допуску до участі, відповідає мінімальним технічним характеристикам чи перевищує їх, і визначається як оптимальна на основі найнижчої ціни та прийнятного з технічної точки зору підходу.   

Будь-ласка, зверніть увагу на те, що у разі суттєвих недоліків та невідповідності вимогам цього ЗЦП, пропозиція може бути визнана «невідповідною» і таким чином бути дискваліфікованою від розгляду. Кімонікс залишає за собою право на власний розсуд дозволити відхилення в частині несуттєвих недоліків.

Вимагаються пропозиції, що пропонують найкращу ціну. Очікується, що переможця буде обрано виключно на основі таких початкових цінових пропозицій. Проте Кімонікс залишає за собою право вжити будь-яку з таких дій:

• Кімонікс може провести переговори та/або вимагати уточнень від будь-якого учасника тендеру до винесення рішення про обрання переможця.
• Хоча перевага надаватиметься учасникам, які можуть виконати повний технічний обсяг робіт за цим ЗЦП, Кімонікс може надати перевагу учаснику лише частково, або розділити перемогу між різними постачальниками, якщо це найкращим чином відповідатиме інтересам Проєкту «Трансформація комунікацій».
• У будь-який момент Кімонікс може скасувати цей ЗЦП.
• Кімонікс може відхилити будь-які або всі пропозиції, якщо такі дії будуть вважатися в найкращих інтересах Кімонікс.

Будь-ласка, зверніть увагу, що подаючи відповідь на цей ЗЦП, учасник тендеру розуміє, що USAID не є стороною цього тендеру, і учасник тендеру погоджується, що будь-які оскарження за цим документом повинні подаватися у письмовій формі з усіма поясненнями на розгляд Проєкту «Трансформація комунікацій», оскільки USAID не розглядатиме оскаржень стосовно закупівель, які здійснюються партнерами з реалізації.  Кімонікс, виключно на власний розсуд, виноситиме остаточне рішення за скаргою стосовно цієї закупівлі.  

1. Умови та положення: Це є лише Запитом на подання цінових пропозицій. Оголошення цього ЗЦП в жодному разі не зобов’язує компанію Кімонікс, Проєкт «Трансформація комунікацій» або USAID укласти контракт або оплатити витрати, які були понесені потенційними учасниками тендеру при підготовці та поданні пропозиції.

На цей тендер поширюються стандартні умови та положення компанії Кімонікс. Ці умови та положення поширюються на будь-який контракт, який буде укладено в результаті тендеру; копія повного переліку умов та положень надається на запит. Будь-ласка, зверніть увагу на те, що застосовуватимуться такі умови та положення:

(a)    Стандартний строк оплати компанії Кімонікс становить 30 календарних днів після отримання та приймання будь-яких товарів або результатів робіт. Оплата здійснюватиметься лише юридичній особі, яка подає пропозицію у відповідь на цей ЗЦП і визначена у контракті, що укладається за результатами цього ЗЦП; оплата третій стороні не здійснюватиметься.

(b)    Будь-який контракт, що укладається за результатами цього ЗЦП, буде укладено у формі Рамкової угоди на закупівлю. Проєкт «Трансформація комунікацій» передбачає укладання РУ (або декількох РУ), у відповідності з якими можуть бути надані конкретні замовлення на закупівлю, згідно потреби, на рівні цін, що встановлені РУ. В разі виникнення потреби у закупівлі послуг, що зазначені в РУ, Проєкт «Трансформація комунікацій» надає замовлення особі, з якою укладено РУ. Якщо в результаті цього ЗЦП буде укладено декілька РУ, замовлення на закупівлю буде надано постачальнику, який найкраще підходить для виконання конкретного замовлення, на основі ціни та терміну надання послуг. Будь-яка РУ, що укладена за результатами цього ЗЦП, матиме мінімальну тривалість дванадцять (12) місяців. Постачальник повинен надати послуги, що зазначені в будь-яких замовленнях на закупівлю, що надаються Проєктом «Трансформація комунікацій» у відповідності до укладеної РУ. Проєкт «Трансформація комунікацій» зобов’язаний сплатити лише за послуги, що зазначені в замовленні на закупівлю, яке надане відповідно до укладеної РУ за результатами цього ЗЦП.

(c)    Забороняється поставка послуг або товарів, які виготовляються, збираються, відвантажуються з, транспортуються через, або іншим чином мають стосунок до таких країн: Бірма (М’янма), Куба, Іран, Північна Корея,   Сирія.

(d)    Будь-які міжнародні перевезення літаком або морські перевезення, що здійснюються в рамках будь-якого контракту за цим ЗЦП, повинні здійснюватися американськими перевізниками.

(e)    Законодавство США забороняє проведення транзакцій, постачання ресурсів і надання підтримки юридичним і фізичним особам, що пов’язані з тероризмом. Постачальник за будь-яким контрактом, присудженим за результатами цього ЗЦП, повинен забезпечити дотримання цього законодавства.

(f)    Право власності на будь-які товари, що постачаються за будь-яким контрактом, який укладається за цим ЗЦП, переходять до Кімонікс після доставки та прийняття товарів Кімонікс.  Ризик втрати, пошкодження чи знищення товарів несе учасник тендеру до переходу права власності до Кімонікс.

Section 2: Offer Checklist

To assist offerors in preparation of the quote, the following checklist summarizes the documentation to include an offer in response to this RFQ:

□ Cover letter, signed by an authorized representative of the offeror (see Section 4 for template)

□ Official quotation, including proof of technical qualifications, (see Section 3 for scope of work, required technical qualifications, and the template to provide quotations)

□ Copy of offeror’s registration or business license (see Section 1.5 for more details)

□ Contact information for at least three (3) references of past or present clients indicating the relevant services carried out in the last three (3) years that best illustrate company/individual’s qualifications and past performance (see Section 1.5 for more details).

Розділ 2:      Контрольний перелік документів для пропозиції

Для надання допомоги учасникам тендеру в підготовці пропозицій, нижче наводиться перелік документів, які необхідно включити до пропозиції у відповідь на цей ЗЦП:

□ Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником учасника тендеру (див. шаблон у Розділі 4).

□ Офіційну цінову пропозицію, зокрема підтвердження технічної кваліфікації (див. Розділ 3 для отримання інформації про обсяг робіт, необхідну технічну кваліфікацію та шаблон для надання цінових пропозицій).

□ Копію реєстраційного свідоцтва чи ліцензії на здійснення господарської діяльності учасника тендеру (див. Розділ 1.5 для отримання більш детальної інформації).

□ Контактну інформацію принаймні трьох (3) осіб, які можуть надати рекомендації, з числа колишніх або існуючих клієнтів, із зазначенням відповідних послуг, які було надано протягом останніх трьох (3) років, які найкраще ілюструють спеціалізацію компанії/ фізичної особи та досвід діяльності (див. Розділ 1.5 для отримання більш детальної інформації)

Section 3: Specifications and Technical Qualifications

The table below contains the list of commodities/services that may be ordered under the BPA mechanism. Offerors are requested to provide per-unit quotations containing the information below on official letterhead or official quotation format. In the event this is not possible, offerors may complete this section 3 and submit a digitally signed/stamped version to Chemonics.

Розділ 3:      Технічні характеристики та технічні вимоги

Таблиця нижче містить перелік товарів/послуг, на які може бути видане замовлення за механізмом РУ. Учасники тендеру повинні надати цінові пропозиції за одиницю товару/послуг, які містять інформацію, що зазначена нижче, на офіційному бланку чи у форматі офіційної цінової пропозиції.  У випадку, якщо це неможливо, учасники тендеру можуть заповнити цей розділ 3 і подати Кімонікс варіант з цифровим підписом/ печаткою.

List of required services for logistics agency / Перелік послуг, що надаватимуться логістичною компанією

Section 4: Offer Cover Letter

The following cover letter must be placed on letterhead and completed/signed/stamped by a representative authorized to sign on behalf of the offeror:

To: Chemonics International Inc., USAID Transformation Communications Activity (TCA)

14A Yaroslaviv Val Street, 3^rd floor, Kyiv, Ukraine, 01034

Reference: RFQ No. TCA-RFQ-OPS0036

To Whom It May Concern:

We, the undersigned, hereby provide the attached offer to perform all work required to complete the activities and requirements as described in the above-referenced RFQ. Please find our offer attached.

We hereby acknowledge and agree to all terms, conditions, special provisions, and instructions included in the above-referenced RFQ. We further certify that the below-named firm—as well as the firm’s principal officers and all commodities and services offered in response to this RFQ—are eligible to participate in this procurement under the terms of this solicitation and under USAID regulations.

Furthermore, we hereby certify that, to the best of our knowledge and belief:

• We have no close, familial, or financial relationships with any Chemonics or the USAID Transformation Communication Activity project staff members;
• We have no close, familial, or financial relationships with any other offerors submitting quotes in response to the above-referenced RFQ; and
• The prices in our offer have been arrived at independently, without any consultation, communication, or agreement with any other offeror or competitor for the purpose of restricting competition.
• All information in our quote and all supporting documentation is authentic and accurate.

• We understand and agree to Chemonics’ prohibitions against fraud, bribery, and kickbacks.

We hereby certify that the enclosed representations, certifications, and other statements are accurate, current, and complete.

Authorized Signature:____________________

Name and Title of Signatory:                  

Date:                                                                 

Company Name:                                                          

Company Address:                                                     

Company Telephone and Website:                       

Company Registration or Taxpayer ID Number:                                                                                             

Company DUNS Number:                                       

Does the company have an active bank account (Yes/No)?                                                                       

Official name associated with bank account (for payment):           ________________

Розділ 4:          Супровідний лист

Супровідний лист повинен бути надрукований на фірмовому бланку та оформлений / підписаний / завірений печаткою представником, який уповноважений підписувати від імені учасника тендеру:

Кому:  Кімонікс Інтернешнл Інк., Проєкт USAID «Трансформація комунікацій» (ТСА)

вул. Ярославів Вал, 14-А, 3-й поверх, м. Київ, Україна, 01034

Тема: RFQ №  TCA-RFQ-OPS0036

За місцем вимоги:

Ми, що підписалися нижче, подаємо пропозицію щодо виконання всіх робіт, які вимагаються для здійснення діяльності та дотримання вимог, що вказані у ЗЦП, що зазначений вище. Пропозиція додається.

Ми визнаємо та погоджуємося з усіма правилами, умовами, спеціальними положеннями та інструкціями, які включені до ЗЦП, що зазначений вище. Ми також засвідчуємо, що фірма, яка зазначена нижче, а також головні посадові особи фірми та всі товари і послуги, які пропонуються у відповідь на цей ЗЦП, відповідають критеріям для участі у цій закупівлі відповідно до умов цього тендеру та правил USAID.

Крім того, ми підтверджуємо, що за наявною у нас інформацією:

• Ми не маємо близьких, сімейних або фінансових відносин з будь-якими співробітниками Кімонікс або Проєкту USAID «Трансформація комунікацій»;
• Ми не маємо близьких, сімейних або фінансових відносин з будь-якими іншими учасниками тендеру, що представили свої цінові пропозиції у відповідь на цей ЗЦП; та
• Ціни у нашій пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції.
• Уся інформація, яка міститься у нашій пропозиції, та усі супровідні документи є вірними та точними.
• Ми розуміємо та погоджуємося із забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та відкатів.

Цим ми підтверджуємо, що засвідчення та інші заяви, що додаються, є точними, актуальними та повними.

Підпис уповноваженої особи: ________________

ПІБ та посада:_______________________________

Дата:______________________________________

Назва компанії:______________________________

Адреса компанії:___________________________

Телефон та веб-сайт компанії:__________________

Реєстраційний номер або ідентифікаційний податковий номер компанії: _________________

Номер DUNS Компанії: _____________________

Чи є у компанії дійсний банківський рахунок (Так/Ні)?___________________________________

Офіційна назва, пов’язана з банківським рахунком (для оплати):______________________________