AWO International is the professional association of the Arbeiterwohlfahrt (AWO) in Germany for humanitarian action and development cooperation. We are looking to recruit from 2nd May 2025

Finance and Administration Officer

Kyiv, Ukraine

(full time or part time position - minimum 80% position)   

About AWO International

Solidarity, tolerance, freedom, justice and equality – AWO International’s core values apply across borders. In close cooperation with national non-governmental organisations, AWO International works to improve the living conditions of vulnerable persons. In the event of disasters, AWO International is involved in humanitarian emergency and rehabilitation.

AWO International has been involved in Ukraine since Russia’s war against Ukraine in February 2022, in violation of international law. Together with our Ukrainian partner organisations, we support the population affected by the war. Our programme priorities in Ukraine are emergency relief and rehabilitation with a focus on renovation of buildings, winterisation activities and promoting access to basic social, health and educational and MHPSS. Furthermore, we are also strengthening Ukrainian civil society and promote gender equality and inclusion. Our current regional focus is Kyiv and the Southern Oblasts. Our main donor is the German Government.

Your tasks

• Ensuring full compliance with AWO International Financial Policy, donor requirements and the legal framework in Ukraine of all financial and administrative actions of the office
• Liaising with Government Agencies, banks, and other financial institutions
• Support with the financial documentation
• Support monthly and yearly financial reporting to Head Office
• Regular budget control and support to Finance and Administration Coordinator in budget preparation
• Day-to-Day Management of financial transactions and procedures, including processing invoices, e.g. submitting taxes, petty cash management
• Recording accounts payable and accounts receivable, preparing balance sheets
• Banking (bank statement reconciliations, deposit and payment tracking)
• Supporting logistic services, preparing of events
• Supporting of business trips, checking of business trip reports, compliance with requirements
• Procurement Management in line with AWO Financial Policy and donor requirements
• Keeping track of new vendors, coordinating external service providers
• Maintaining and updating inventory records
• Support preparing and participating in financial audits
• Support in selection and onboarding of new partner organisations
• Any other duties assigned by the AWO International Finance and Administration Coordinator, who’s the direct supervisor of this position.

Your profile

• University degree in Finance, Accounting, Economics, or similar subjects
• Minimum 3 years of work experience as Finance Officer or a comparable role in Ukraine
• Advanced competences in using financial software, WINPACCS, proficiency in MS Office
• Impeccable finance ethics with a strong donor compliance attitude
• Excellent analytical and numerical skills
• Experience in working with Ukraine Non-Governmental Organisations  
• Fluency in Ukraine and English both written and verbal; German is an asset 
• Excellent communication and problem-solving skills
• Ability to work under pressure and independently
• Flexible and able to deal with sudden changes
• Readiness for regular field trips including to the newly liberated areas

Our offer

• Duty Station is Kyiv, Ukraine 
• Contract length until December 2027 after 6-month probation period
• Salary / benefit: According to AWO International’s terms and conditions
• Additional health insurance
• Comfortable office space in a modern co-working space in the city centre
• Available budget for individual capacity development on job related topics
• Home office and flexible work hours
• 24 days holidays per year + 10 Ukrainian bank holidays
• Work for a value driven organisation

AWO International supports a working environment of diversity based on justice and mutual respect.

We look forward receiving your application (cover letter and CV) including salary expectations and starting date in one PDF document to Iryna Solontsova [email protected] by 26th March 2025. Job interviews will take place in person in AWO International Country Office in Kyiv on the 3rd/4th April
 

AWO International є професійною асоціацією Arbeiterwohlfahrt (AWO) в Німеччині для надання гуманітарної допомоги та співробітництва в галузі розвитку. Ми прагнемо найняти з 2го травня 2025 року на посаду

Фінансовий та адміністративний офіцер

Київ, Україна

(повний або неповний робочий день - мінімум 80%)  

Про AWO International

Солідарність, толерантність, свобода, справедливість та рівність - основні цінності AWO. У тісній співпраці з національними неурядовими організаціями AWO International працює над тим, щоб знедолені люди могли поліпшити свої умови життя. У разі катастроф AWO International працює у гуманітарних надзвичайних ситуаціях та реабілітації.

AWO International бере участь в Україні з початку повномаштабної війни Росії проти України в лютому 2022 року. Разом з нашими українськими партнерськими організаціями ми підтримуємо населення, яке постраждало від війни. Пріоритетами нашої програми в Україні є надання допомоги та реабілітація в надзвичайних ситуаціях з фокусом на реконструкцію будівель, заходи з підготовки до зими та сприяння доступу до основних соціальних, медичних та освітніх послуг, а також підтримку психологічного та психічного здоров’я. Крім того, ми зміцнюємо українське громадянське суспільство та сприяємо гендерній рівності та інклюзії.

Ваші завдання

• Забезпечення повної відповідності міжнародній фінансовій політиці AWO та керівній законодавчій базі в Україні всіх фінансових та адміністративних дій офісу
• Взаємодія з державними установами, банками та іншими фінансовими установами
• Ведення бухгалтерської та фінансової документації
• Підтримка щомісячної та річної фінансової звітності до головного офісу
• Регулярний бюджетний контроль та підтримка фінансово-адміністративного координатора у підготовці бюджету
• Щоденне управління фінансовими операціями та процедурами, включаючи обробку рахунків-фактур, отримання видаткових накладних, актів наданих послуг, подання податків, дрібне управління грошовими коштами
• Облік кредиторської та дебіторської заборгованості, складання балансів
• Банківська справа (звірка банківських виписок, відстеження депозитів та платежів)
• Організація і супровід логістичних послуг, підготовка внутришніх і зовнішніх заходів
• Супровід відряджень, перевірка звітів про відрядження, дотримання вимог щодо відряджень
• Управління закупівлями відповідно до фінансової політики AWO та вимог донорів
• Відстеження нових постачальників, координація зовнішніх постачальників послуг
• Ведення та оновлення реєстру обліку товарно-матеріальних цінностей та активів
• Підтримка у підготовці та участі у фінансових аудитах
• Перевірка та оперативний відгук щодо щомісячних звітів, квитанцій, балансів та (піврічних) фінансових звітів партнерських організацій
• Підтримка у виборі (наприклад, аналіз належної обачності) та адаптація нових партнерських організацій
• Будь-які інші обов’язки, призначені Координатором міжнародних фінансів і адміністрування AWO, який є прямим керівником цієї посади.

Ваш профіль

• Вища освіта в галузі фінансів, бухгалтерського обліку, економіки або подібних предметів
• Мінімум 3 роки досвіду роботи на посаді фінансового і адміністративного офіцера або вдповідної ролі в Україні
• Розширені навички у використанні фінансового програмного забезпечення та MS Excel, володіння MS Office, WINPACCS
• Бездоганна фінансова етика з дуже відповідальним ставленням до дотримання вимог донорів та чіткою здатністю управління конфіденційними даними
• Відмінні аналітичні та обчислювальні навички
• Досвід роботи з українськими неурядовими організаціями
• Вільне володіння українською мовою та англійською мовою як письмовою, так і усно; Німецька мова – це перевага
• Відмінні навички спілкування та вирішення проблем
• Уміння працювати під тиском і самостійно
• Гнучкість і здатність справлятись з різкими змінами ситуації
• Готовність до регулярних виїздів, у тому числі на щойно звільнені території

Наша пропозиція

• Місце роботи – м. Київ, Україна
• Тривалість контракту до грудня 2026 року після закінчення 6-місячного випробувального терміну
• Заробітна плата / бонуси: відповідно до правил та умов AWO International
• Додаткове медичне страхування
• Комфортне офісне приміщення в сучасному коворкінгу в центрі міста
• Доступний бюджет для індивідуального розвитку потенціалу з тем, пов’язаних з роботою
• Домашній офіс і гнучкий графік роботи
• 24 робочі дні відпустки на рік + 10 українських вихідних
• Робота в організації, орієнтованій на цінності

AWO International підтримує робоче середовище різноманітності, засноване на справедливості та взаємній повазі.

Ми чекаємо Вашої заявки англійською мовою: супровідного листа та резюме, з зазначенням очікувань щодо заробітної плати та дати початку роботи ( в одному PDF-документі) на пошту Ірині Солонцовій [email protected] до 26 березня 2025 року. Співбесіди про роботу відбудуться особисто в офісі AWO International у Києві 3-4 квітня