Тендер на закупівлю послуг з організації та матеріально-технічного супроводу заходів ГО .: Ресурсний центр ГУРТ

Увiйти в ГУРТ

Ще не з нами? Зареєструйтесь зараз

Тендер на закупівлю послуг з організації та матеріально-технічного супроводу заходів ГО
28.08.2023

ОГОЛОШЕННЯ

про проведення процедури закупівлі

(далі – «Оголошення»)

ТЕНДЕР НА ЗАКУПІВЛЮ ПОСЛУГ З ОРГАНІЗАЦІЇ ТА МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНОГО СУПРОВОДУ ЗАХОДІВ ГО «Фундація інституційного розвитку»

Тривалість: до 31 грудня 2023 року

Дедлайн подачі: 31 серпня 2023 року

Громадська організація «Фундація інституційного розвитку» (далі – Фундація) в рамках проєкту «Прозоре відновлення громад через управління ризиками та розвиток системи комплаєнсу», який реалізується за підтримки Антикорупційна ініціатива ЄС (EUACI) оголошує конкурс на надавача послуг з організації та матеріально-технічного супроводу тренінгів, робочих візитів, воркшопів, форумів та інших заходів.

1. Термін надання послуг/виконання робіт: з дня підписання договору до 31 грудня 2023 року.

2. Очікуваний результат: Підписання договору про надання послуг. Отримання послуг з організації та матеріально-технічного супроводу заходів.

3. Обов’язкові вимоги до предмета закупівлі:

№	Обов’язкові кваліфікаційні вимоги до Постачальника товарів або Виконавця робіт та послуг	Документи, які підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам
1.	Наявність досвіду надання послуг матеріально-технічного забезпечення тренінгів, конференцій, ділових заходів, семінарів, форумів тощо	Тендерна пропозиція
2.	Референс-лист, що включає перелік корпоративних клієнтів з телефонами контактних осіб	Додаток № 1 до Тендерної пропозиції: «Референс-лист, що включає перелік корпоративних клієнтів з телефонами контактних осіб». Рекомендаційний лист від корпоративних клієнтів за 2020-2022 роки.
3.	Інформація щодо проведених заходів за 2020-2022 рр.: міжнародних та національних конгресів/конференцій – понад 100 учасників; семінарів/тренінгів (в тому числі за межами м. Київ) – 30 учасників та більше	Додаток № 2 до Тендерної пропозиції: «Перелік та кількість проведених заходів у 2020-2022 рр.». Лист-подяку/підтвердження про проведені у 2020-2022 роках заходи від щонайменше одного клієнта з зазначенням контактної особи.
4.	1. Право на здійснення підприємницької діяльності	Сканкопія Статуту (для юридичних осіб) Документ, що підтверджує право на підписання договору Свідоцтво про державну реєстрацію (якщо є), або Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, в якому зазначаються основні види діяльності Витяг з реєстру платників єдиного податку (якщо є).

№	Обов’язкові технічні вимоги до предмета закупівлі	Документи, які підтверджують відповідність технічним вимогам
1.	Оплата послуг здійснюється на умовах оплати по факту, після проведення заходу та здійснення фінансової перевірки. Авансовий платіж у розмірі не більше 50% можливий у разі, якщо загальний бюджет заходу перевищує 30 000 грн.	Тендерна пропозиція
2.	Можливий відсоток комісійних витрат компанії залежно від загального бюджету заходу (до 10%)	Тендерна пропозиція
3.	Замовник оплачує проїзд, проживання, харчування менеджера провайдер-компанії під час проведення заходів по всій території України	Тендерна пропозиція
4.	Послуги та витрати/товари, які несе Постачальник при організації заходу (закупівля, доставка, обслуговування) мають бути включені у відсоток комісійних витрат Постачальника.	Тендерна пропозиція
5.	Наявність гнучкої системи нарахування відсотку комісійних в залежності від загального бюджету заходу	Тендерна пропозиція

* До оцінювання згідно критеріям оцінки допускаються тендерні пропозиції, які відповідатимуть обов’язковим технічним та кваліфікаційним вимогам. Невідповідність хоча б одній з кваліфікаційних та технічних вимог Оголошення призводить до дискваліфікації такої тендерної пропозиції.

Критерії оцінки тендерних пропозицій та їх вагові коефіцієнти:

№

Критерій оцінки

Ваговий коефіцієнт

Документи, які підтверджують відповідність критерію

Відсоток комісійних витрат Постачальника за надання послуг.

Тендерна пропозиція

Досвід, кількість проведених заходів, рекомендації

Додаток № 1 до Тендерної пропозиції: «Референс-лист, що включає перелік корпоративних клієнтів з телефонами контактних осіб».

Додаток № 2 до Тендерної пропозиції: «Перелік та кількість проведених заходів у 2020-2022 рр.»

50 – максимальний ваговий коефіцієнт за критерієм «Відсоток комісійних витрат».

Можлива кількість балів залежно від бюджету заходу

№	Бюджет заходу, грн	Максимально можлива кількість балів
1	0,01 – 15 000	10
2	15 000,01 – 50 000	15
3	50 000,01 – 100 000	20
4	100 000 – вище	5

50 – максимальний ваговий коефіцієнт за критерієм «Досвід, кількість проведених заходів, рекомендації».Оцінка буде відбуватися на підставі розрахунку середнього балу від виставлених балів членами тендерного комітету.

ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ МАЄ ВКЛЮЧАТИ В СЕБЕ:

1. Заповнену форму Тендерної пропозиції (форма додається).

2. «Референс-лист Додаток № 1, що включає перелік корпоративних клієнтів з телефонами контактних осіб».

3. Додаток №2 “Перелік та кількість проведених заходів у 2020-2022 роках».

4. Лист-подяку/підтвердження про проведені у 2020-2022 роках заходи від щонайменше одного клієнта з зазначенням контактної особи.

5. Листи-підтвердження від провайдерів компанії з зазначенням знижок або ексклюзивних відносин у відповідних готелях (у разі наявності).

6. Офіційні лист-підтвердження від готелів про відповідні знижки або ексклюзивні відносини (у разі наявності).

7. Сканкопія Статуту і витягу з протоколу про призначення керівника (для юридичних осіб).

ПОСАДОВІ ОСОБИ ЗАМОВНИКА, УПОВНОВАЖЕНІ ЗДІЙСНЮВАТИ ЗВ’ЯЗОК З УЧАСНИКАМИ ТОРГІВ

Додаткову інформацію можна отримати в Катерини Дацко, е-mail: [email protected]

ПОРЯДОК ОТРИМАННЯ ТЕНДЕРНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Форма тендерної пропозиції: http://surl.li/knynh

Тендерні пропозиції надсилайте у електронному вигляді на адресу [email protected] з приміткою «Тендер на закупівлю послуг з організації та матеріально-технічного супроводу заходів».

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ УЧАСНИКА ТОРГІВ

1. Учасники мають подавати пропозиції у електронному вигляді.

2. Надані сканкопії документів мають бути розбірливими та якісними.

3. Рекомендаційний лист від корпоративних клієнтів за 2020-2022 роки.

4. Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.

5. Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 30 днів з дати закінчення терміну надання пропозицій.

6. Тендерна пропозиція має бути отримана Фундацією в електронному вигляді.

7. У разі, якщо тендерна пропозиція надійшла після спливу кінцевого терміну приймання тендерних пропозицій, то така пропозиція не приймається до оцінки.

8. До участі у оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам Оголошення та формі тендерної пропозиції.

ТЕНДЕРНІ ПРОПОЗИЦІЇ ПРИЙМАЮТЬСЯ НА ЕЛЕКТРОННУ АДРЕСУ:

[email protected]

КІНЦЕВИЙ ТЕРМІН ПРИЙМАННЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ ВІД УЧАСНИКІВ ТОРГІВ:

31 серпня 2023 року, до 10:00 год. 00 хв. за київським часом.

РОЗКРИТТЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ УЧАСНИКІВ ТОРГІВ ВІДБУДЕТЬСЯ:

31 серпня 2023 року, о 12:00 год. 00 хв. за київським часом.

Додаткова інформація (заповнюється у разі необхідності):

1. Учасник конкурсних торгів обов’язково повинен додатково надавати інформацію у відповідності до додатків, що зазначені в технічних та кваліфікаційних вимогах;

2. Для фінансового звітування за проведені заходи Виконавець повинен надавати копії первинної документації про розрахунки з третіми сторонами, а саме:

рахунок-фактура від готелів/баз; акт виконання робіт між готелем/базою та контрагентом; рахунок та /або видаткова накладна на закупівлю канцелярських товарів; прайс-листи на харчування (кава-паузи, обіди), якщо організація відбувалась контрагентом; прайс-лист на технічне та транспортне забезпечення (техніка була надана в оренду контрагентом, тренінг відбувався за містом); оригінали проїзних документів учасників (квитки).

Даний перелік не є вичерпним, вимоги до первинної документації можуть змінюватись залежно від специфіки заходів.

3. Може бути обрано декілька компаній, які надають послуги з матеріально-технічного забезпечення заходів, між якими будуть проводитися внутрішні тендери на підставі технічного завдання (ТЗ) для конкретного заходу.

Найбільш вигідна тендерна пропозиція визначається серед тендерних пропозицій, які відповідають умовам цього Оголошення та умовам Тендерної пропозиції, згідно критеріїв оцінки, які зазначені у тендерній пропозиції.

Визначення переможця даної процедури закупівлі відбудеться протягом 10 (десяти) робочих днів з дати відкриття тендерних пропозицій з можливістю подовження цього строку за необхідності письмового уточнення інформації, яка міститься у тендерних пропозиціях, не більше ніж на 3 (три) робочих дні.

Результати процедури закупівлі буде повідомлено всім учасникам не пізніше 5 (п’яти) робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця шляхом надсилання відповідних повідомлень учасникам тендеру поштою або електронною поштою. Переможцю процедури закупівлі упродовж 5 (п’яти) робочих днів, з моменту визначення його переможцем, буде надіслане електронною поштою письмове повідомлення про акцепт його пропозиції.

Фундація залишає за собою право вимагати від учасників конкурсних торгів (тендеру) додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень пропозицій вимогам специфікації.

Учасники конкурсних торгів погоджуються з тим, що Фундація не повертає матеріали, подані на будь-якій стадії проведення конкурсних торгів.