Технічне завдання на надання послуг для проведення двох молодіжних обмінів

у рамках національної програми залучення молоді до відновлення України ”ВідНОВА:UA”

07-11 серпня 2023 року в м. Прилуки, Чернігівська область

04-08 вересня 2023 року в м. Чернігів, Чернігівська область

1. Загальна інформація

1.1  ГО «СФЕРА МОЛОДІ», поштова адреса: 14000, м. Чернігів, вул. Магістратська, 3

ЄДРПОУ 25785918, голова Котеленець Олег Олександрович

Контактні дані: Олег [email protected]

1.2  Мета роботи і короткий опис:

Надання логістичних послуг для забезпечення навчання, проживання, харчування та відшкодування витрат на проїзд до місця проведення та в зворотному напрямку учасників двох 5-ти денних молодіжних обмінів до

- м. Прилуки, Чернігівської області 07-11 серпня 2023 року

- м. Чернігів, Чернігівської області 04-08 вересня 2023 року

з обов’язковим забезпеченням укриття та враховуючи ранній заїзд та пізній виїзд.

            1.3 Основні завдання

1.3.1. Надання логістичних послуг для учасників двох  5-ти денних молодіжних обмінів з загальною кількістю учасників 60 осіб 07-11 серпня 2023 року та 04-08 вересня 2023 року з обов’язковим забезпеченням укриття.

1.3.2. Логістична послуга включає:

- забезпечення відшкодування витрат на проїзд до місця проведення 5-ти денного молодіжного обміну та в зворотному напряму 60 учасникам

- харчування, проживання протягом двох 5-ти денних молодіжних обмінів з загальною кількістю учасників 60 осіб 07-11 серпня 2023 року та 04-08 вересня 2023 року з обов’язковим забезпеченням укриття та враховуючи індивідуальні вимоги групи.

-                 конференц простір для проведення навчальної частини двох обмінів протягом 07-11 серпня 2023 року м. Прилуки, Чернігівської області та 04-08 вересня 2023 року м. Чернігів, Чернігівської області з обов’язковим забезпеченням укриття в м. Чернігів, Чернігівської області для учасників молодіжного обміну.

1. Інформація для виконавців технічного завдання

2.2.1 вимоги до умов відшкодування витрат на проїзд учасникам двох 5-денних молодіжних обмінів:

А. Компенсація автобусних та залізничних квитків (інтерсіті ІІ-ІІІ клас, плацкарт, купе) 60 учасникам які пройшли відбір для участі в обміні із всієї території України від місця проживання учасника до м. Чернігів та м. Прилуки Чернігівської області та у зворотному напрямку.

В. Забезпечення супроводу замовлень.

С. Складання звіту по компенсації, з наданням копії відомості по компенсації квитків учасників, копії квитків, документи, що засвідчують особу (паспорт, водійські права, службове посвідчення, ін.)

2.2.2 вимоги до умов проживання:

А. Місце проведення:

07-11 серпня 2023 року м. Прилуки, Чернігівської області;

04-08 вересня 2023 року м. Чернігів, Чернігівської області.

B. Забезпечення укриття для учасників та доступною логістичною лінією подальшого трансферу (бажано центральна частина міста).

С. Двомісне поселення на роздільних ліжках для 30 учасників двох 5-денних молодіжних обмінів включаючи сніданок з урахуванням індивідуальних вимог групи та можливістю забезпечити страви з числа веганського, вегетаріанського, дієтичного меню (сніданок 5 разів для 30 учасників двох 5-денних обмінів) в готелі не вище класу «три зірки».

D. Номери одного класу, оптимально - в одному приміщенні.

E. Рівень «стандарт» або «економ» з забезпечення доступу до мережі Інтернет.

F. Пізнє поселення 06 серпня 2023 року та раннє виселення 12 серпня 2023 року в м. Прилуки, Чернігівської області.

G. Пізнє поселення 03 вересня 2023 року та раннє виселення 09 вересня 2023 року в м. Чернігів, Чернігівської області.

2.2.3 вимоги до умов харчування:

А. Забезпечення харчування для 30 учасників кожного обміну, а саме обід та вечеря протягом 5- ти днів за попередньо погодженим меню та можливістю забезпечити страви з числа веганського, вегетаріанського, дієтичного меню (обід 5 разів для 30 осіб; вечеря 5 разів для 30 учасників двох 5-денних обмінів)

Тобто загальна кількість:

Обід 10 разів (07-11 серпня 2023 року м. Прилуки, Чернігівської області; 04-08 вересня 2023 року м. Чернігів, Чернігівської області);

Вечеря 10 разів (07-11 серпня 2023 року м. Прилуки, Чернігівської області; 04-08 вересня 2023 року м. Чернігів, Чернігівської області.

В. Забезпечення кава-перерви для 30 учасників 2 рази на день протягом 5-ти днів двох молодіжних обмінів за попередньо погодженим меню та можливістю забезпечити страви з числа веганського, вегетаріанського, дієтичного меню з доставкою в місцях проведення окремих сесій навчальної Програми молодіжного обміну (кава перерва 5 днів по 2 рази - всього 10 разів для одного 5-денного молодіжного обміну)

Тобто загальна кількість:

Кава-перерва 20 разів (07-11 серпня 2023 року м. Прилуки, Чернігівської області; 04-08 вересня 2023 року м. Чернігів, Чернігівської області).

2.2.4 вимоги до конференц простору:

А. Конференц простір має бути облаштований працюючою системою вентиляції та доступністю до укриття для учасників навчальної Програми для кожного обміну.

B. З фліп-чартом, можливістю використовувати стіни для закріплення матеріалів в процесі навчання, розетками, подовжувачами, можливістю розмістити проєктор та екран (рівна світла стіна для проєкції), столи для роботи в групах; стільці для роботи учасників та тренерів (30 + 5) з опцією виставити колом, доступна та якісна Інтернет мережа WiFi для двох 5-денних молодіжних обмінів.

2.2.5 вимоги до проведення оплати

А. безготівковий рахунок на підставі укладеного договору та виставленого рахунку.

НЕ працюємо з цими банками: Альфа банк, “Сбербанк”, “Промінвестбанк”, ВТБ Банк, ВіЕс Банк та БМ Банк

B. Бажано виставлення рахунку через сервіс електронного документообігу Вчасно https://vchasno.ua/

2.2.6 Обов’язкова інформація, яка має бути наведена в пропозиції

А. Витяг з ЄДРПОУ

B. Витяг з реєстру платників податків

C. ПІБ керівника

D. Юридична адреса компанії та телефон 

E. Цінова пропозиція де окремо зазначити вартість: проживання, харчування, оренда конференц-простору.

2.3. Терміни надання послуг

Заїзд учасників – день/вечір 06 серпня 2023 р. м. Прилуки, Чернігівська область

  Виїзд учасників – ранок 11серпня 2023 р. м. Прилуки, Чернігівська область

  Заїзд учасників – день/вечір 03 вересня 2023 р. м. Чернігів, Чернігівська область

  Виїзд учасників – ранок 09 вересня 2023 р. м. Чернігів, Чернігівська область

2.4 Перелік документів для участі у тендері:

2.4.1. Комерційна пропозиція з деталізацією, в т.ч. має включати меню, вартість надання логістичних послуг

2.4.2. Реєстраційні документи

А. Для юридичних осіб:

- копія виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, та

громадських формувань;

- копія Статуту

В. Для фізичних осіб-підприємців:

 -копія виписки про реєстрацію у державного реєстратора із зазначенням видів діяльності;

-копія свідоцтва про сплату єдиного податку із зазначенням видів діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець - платник єдиного податку);

- копія квитанції про сплату податкових авансових платежів (у випадку, якщо приватний

підприємець працює із застосуванням загальної системи оподаткування);

-                 копія документа, який підтверджує те, що ФОП, якому замовляються послуги, має право займатися таким видом діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець працює із застосуванням загальної системи оподаткування).

2.4.3. Пакет документів (на власний розсуд) на підтвердження володіння предметом закупівлі та якості запропонованої послуги ( наприклад: рекомендаційні листи, тощо)

2.5 Термін подання пропозицій: 15 липня 2023 року до 16:00.

Пропозиції з комплектом документів можна надсилати на електронну пошту

• [email protected] з темою листа «Постачальник послуг логістичної компанії».

Програма здійснюється Міністерством молоді та спорту України, Державною установою «Всеукраїнський молодіжний центр»та громадською  організацією «Центр політичних студій та аналітики «Ейдос» у рамках проєктів ПРООН «Підтримка громадянського суспільства та молоді» та «Сприяння безпеці людини в Україні через реагування на багатовимірну кризу, спричинену війною» за фінансової підтримки Міністерства закордонних справ Данії та Уряду Японії відповідно.