ГО «Міжрегіональний інститут розвитку громад» в межах грантового проєкту «Сучасні технології для кращої організації та якості надання адміністративних послуг у Конотопський громаді», що реалізується за підтримки ПРООН, оголошує відкритий тендер на закупівлю програмного забезпечення для Конотопського ЦНАПу, призначеного для ведення реєстру територіальної громади та автоматизації процесів надання адміністративних послуг.

Дата оголошення про тендер:  26 грудня 2022 року

Термін подання тендерних пропозицій: 16 січня 2023 року (16.00 за київським часом).

Предметом закупівлі є програмне забезпечення для Конотопського ЦНАПу, призначеного для ведення реєстру територіальної громади та автоматизації процесів надання адміністративних послуг.

Детальний опис товарів/послуг, що оголошуються

Строк надання товарів/послуг: протягом 40 днів від дати підписання Договору.

1.Технічні вимоги до програмного забезпечення

1.1.Програмне забезпечення, запропоноване Учасником, повинно працювати на системному ПЗ, що використовується Замовником, зокрема:

-операційній системі MS Windows;

-MS SQL як платформі для реалізації баз даних.

1.2.Рішення повинне бути веб-додатком.

1.3.Інтерфейс програми повинен бути зрозумілим та зручним, не повинен бути перенавантажений графічними елементами та повинен забезпечити швидке відображення екранних форм.

2.Функціональні вимоги

2.1.Імпорт існуючої структурованої бази даних замовника,  що ведеться в РТГ ДМС, до нової бази даних програми.

2.2.Ведення реєстру по декількох населених пунктах, що входять до складу Конотопської міської територіальної громади.

2.3.Інтеграція з ВІС ДМС для обміну даними з РТГ ДМС.

2.4.Інтеграція з державними сервісами «єМалятко», «ID-14», «онлайн реєстрація місця проживання».

2.5.Формування Витягу з реєстру територіальної громади.

2.6.Автоматичне створення адресної картки особи, картки реєстрації особи.

2.7.Автоматичне формування та друк заяв.

2.8.Автоматичне формування й видача довідок.

2.9.Автоматизоване ведення журналів реєстрації документів.

2.10.Можливість керування шаблонами документів.

2.11.Можливість автоматизованого формування відповідей на запити (суди, нотаріуси та ін.).

2.12.Пошук інформації в реєстрі за заданими параметрами.

2.13.Можливість збереження та обліку додаткових даних по адресі/особі.

2.14.Можливість додавання сканованих документів з вікна браузера.

2.15.Можливість проведення бліц-опитування під час звернення громадян.

2.16.Можливість використання зчитувача ID-карт.

2.17.Можливість роботи з QR-кодами.

2.18.Можливість використання шерингу документів.

2.19.Можливість генерування звітів для ДРВ, військкоматів, УСЗН.

2.20.Можливість автоматичної передачі оціночних даних до системи моніторингу якості надання адміністративних послуг Міністерства цифрової трансформації України.

2.21.Можливості формування кількісних та деталізованих звітів по громаді.

2.22.Можливість керування користувачами (створення, редагування, видалення, визначення ролі), керування групами користувачів. Визначення набору дозволів для певної ролі.

2.23.Можливість здійснення моніторингу діяльності користувачів.

2.24.Генерування аналітичних звітів про роботу користувачів програми.

2.25.Можливість розмежування по ролях доступу до перегляду інформації Реєстру з можливістю переглядати як персональні дані, так і знеособлені.

2.26.Реалізація функціонального модуля «Карта містянина». Внесення інформації щодо цільових соціальних пільг особи та муніципальних програм лояльності для мешканця громади. Можливість інтеграції з транспортним процесінгом щодо передачі інформацію про пільговий статус особи, в т.ч. для визначення категорії тарифу на проїзд.

2.27.Можливість надання доступу до даних програми тільки авторизованим та автентифікованим користувачам.

2.28.Усі поля, написи і відображувані дані в екранних формах, а також повідомлення користувачеві (окрім системних повідомлень) повинні бути українською мовою.

2.29.Реєстр послуг повинен містити такі характеристики - назва, прив’язка до підрозділу ініціації послуги,  терміни, вартість та реквізити,  необхідні документи,  перелік нормативно-правових актів, які регулюють процедури надання послуги, інформаційні документи.

2.30.Характеристики послуг повинні містити кроки виконання, ініціатора, виконавця (надавача), опис кроку, підказку дії на поточному етапі для оператора.

2.31.Кроки виконання послуги мають задовольняти процеси виконання, логіку та розгалуження на базовому рівні.

2.32.Рішення має надавати можливість здійснювати планову автоматичну зміну характеристик послуги.

2.33.Рішення повинне передбачати функціонал щодо керування структурою суб’єктів, департаментів, підрозділів та користувачами на відповідних рівнях структури.

2.34.Генерація чисельної та фінансової статистики (з урахуванням діапазону дат та вибором послуг).

2.35.Незалежна система нумерації документів, можливість використання незалежної нумерації для різних підрозділів.

2.36.Інтеграція з sms-шлюзом з метою розсилки повідомлень.

2.37.Можливість надсилання електронних листів. 

3.Загальні вимоги

3.1.Учасник повинен мати авторські та майнові права на запропоноване програмне забезпечення, або дозвіл від розробника запропонованого програмного забезпечення щодо підтвердження права Учасника постачати запропоноване програмне забезпечення на території України, делегування повноважень щодо надання технічної підтримки.

3.2.Запропоноване програмне забезпечення має відповідати законодавству у сфері захисту інформації (надати копію відповідного документа).

3.3.Рішення повинне включати ліцензію доступу для всіх працівників Замовника, які беруть участь у процесі надання адміністративних послуг (не менш ніж 20).

3.4.Постачальник повинен встановити рішення на сервер Замовника чи третьої особи, визначеної Замовником.

3.5.Рішення повинне мати сертифіковані згідно з чинним законодавством компоненти для безпечного віддаленого доступу (надати копію відповідного документа).

4.Мінімальні гарантійні вимоги

4.1.Технічна підтримка програмного забезпечення протягом 1 року.

4.2.Оновлення програмного забезпечення протягом 1 року.

4.3.Виправлення програмних помилок, у разі їх виявлення користувачами програми, максимум протягом двох робочих днів.

4.4.Протягом гарантійного терміну, якщо виникне необхідність, внесення змін щодо забезпечення відповідності програми змінам у вимогах законодавства України.

5.Навчання персоналу

5.1.Наявність демоверсії програми для тестування рішення персоналом користувача.

5.2.Проведення тренінгів та навчання роботі з програмним забезпеченням для персоналу користувача на робочих місцях та обладнанні користувача.

5.3.Консультаційна підтримка користувачів віддалено.

5.4.Наявність посібників для користувачів та адміністраторів системи.

Вимоги до постачальника товарів/послуг – учасника тендеру

До участі у тендері запрошуються суб’єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України, мають  досвід роботи у відповідній сфері, відповідні КВЕД для здійснення торгівлі/надання послуг, можливість здійснити поставку програмного забезпечення у вказаний строк та можливість надати оригінали супроводжуючих документів з печаткою та підписом (договір поставки, рахунок-фактура, видаткова накладна/акт виконаних робіт).

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію.
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус.
3. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (додається).
4. Оригінал Рахунка-фактури.
5. Зразок договору поставки програмного забезпечення.
6. Документи, що підтверджують досвід (не менше 1 рекомендаційного листа, не менше 1 договору на аналогічні роботи/послуги).
7. Документи, що підтверджують фінансовий стан (банківська довідка датована не раніше грудня 2022 року).

Учасник може додатково надати інші документи, що підтверджують: його авторські та майнові права на запропоноване програмне забезпечення, або дозвіл від розробника запропонованого програмного забезпечення щодо підтвердження права учасника постачати запропоноване програмне забезпечення на території України, делегування повноважень щодо надання технічної підтримки із зазначенням найменування організатора тендеру; відповідність запропонованого програмного забезпечення законодавству у сфері захисту інформації; наявність сертифікованих згідно з чинним законодавством компонентів програмного забезпечення для безпечного віддаленого доступу.

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення.
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення.
3. Якість опису товару та відповідність очікуванням організатора.
4. Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання товарів/послуг.

Тендерні процедури

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді на електронну адресу [email protected] до 10 січня 2023 року (16.00 за київським часом).

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг/робіт/передачі товару.

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та у електронному вигляді (у форматі PDF) надіслані учасником на електронну адресу ПРООН [email protected] з темою листа «Вікритий тендер_RPP/2022/11/065/DR_назва учасника» до 16 січня 2023 року (16.00 за київським часом), а також у письмовій формі із зазначенням «Відкритий тендер: закупівля програмного забезпечення для Конотопського ЦНАПу» кур’єрською доставкою за адресою: Україна, Сумська область, м.Конотоп, проспект Миру, 8 (отримувач Соколовська Ірина 096 748 76 48) у строк до 16 січня 2023 року (16.00 за київським часом). Вартість доставки тендерних документів покривається учасником. Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 16.00 16 січня 2023 року, розгляду не підлягатимуть.

Визначення переможця тендеру, відбудеться організатором тендеру після фінансової та технічної оцінки запропонованих тендерних пропозицій згідно істотних критеріїв (умов) відбору, які зазначені у даному тендерному оголошенні, але не пізніше 26 січня 2023 року.

Результати тендеру будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.

Додаткові застереження

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Авансові платежі за договором не передбачені. Розрахунки здійснюватимуться на підставі рахунків-фактур та підписаних видаткових накладних/актів виконаних робіт. Остаточний платіж – 20% від загальної вартості договору здійснюватиметься після отримання Замовником ІІ траншу грантового фінансування.

Контактна особа: Юлія Кириченко, телефон +3 8 096 748 76 48