10 рекомендацій, які випливають із типових помилок, зроблених переважною більшістю претендентів на мікрогранти. Якими ми охоче ділимося, в очікуванні на вдосконалення майбутніх проєктів.

Протягом вересня –листопада 2019 року Релігійна Місія Римської Католицької Церкви «Карітас-Спес» запропонувала учасникам тренінгів з соціального менеджменту та Літньої школи соціальних інновацій і соціального підприємництва (проведених в рамках проєкту «Зміцнення місцевої самоорганізації та розвитку громад», за підтримки Уряду Німеччини та Фонду німецьких католиків «Реновабіс»), підготувати проєкти соціальних служінь у громаді, які можуть бути розглянуті експертами та підтримані  мікрогрантом. Цей експеримент дозволив експертам з розгляду проєктів вивести 10 рекомендацій, які випливають із типових помилок, зроблених переважною більшістю претендентів на мікрогранти. Якими ми охоче ділимося, в очікуванні на вдосконалення майбутніх проєктів.

Перед усім, звертаємо увагу на те, що проєкт – це документ, який описує проблему для людей, громади, суспільства та пропонує інноваційні шляхи її вирішення, приводячи до вимірюваних і помітних змін за допомогою ресурсів, які мобілізує проєкт задля вирішення.

1. «Вміла готувати, та вміла подавати».

Перед тим, як направити готову проєктну заявку донору важливо уточнити: хто саме прийме наш проєкт у донорській організації? Переконатися у тому, чи дійсно наша заявка прийнята? Тому, авторська група, що підготувала проєкт має скласти короткого супровідного листа, у якому має бути вказана назва проєкту, та хто і звідки цей проєкт подає. Прохання прийняти заявку до розгляду, підтвердити її отримання, що відповідає строкам, встановленим донором для подання заявок на розгляд.

2. «Як ми судно назвемо, так воно і попливе».

Понад 95% поданих на конкурс проєктних заявок мають назву файлу «Аплікаційна форма». Враховуючи, що більше 90% проєктів приходить на електронну скриньку донора в останній день дедлайну, наступного ранку, щасливий відповідальний за реєстрацію заявок на конкурс, має можливість вповні насолодитися «розмаїттям» назв. Яким може бути ставлення працівника до потенційних грантерів, якщо цьому працівникові необхідно відкрити кожен проект, знайти в аплікації назву проєкту, регіон (адресу) із якого проєкт направлений, імена виконавців, та перейменуваи кожен відкритий файл?  Уявіть собі, що в цей момент кілька десятків бадьорих потенційних грантерів телефонують і запитують: а чи отримали ви наш проєкт, який ми вчора надіслали? Якою б пишною не була назва поданого проєкту, якщо файл названий «Аплікація», то підтвердити отримання проекту з іншою назвою – завдання не дуже вдячне. Тому не варто дивуватися тому, що контактний телефон донора наступного дня, після завершення часу прийому заявок тимчасово не відповідає.

Тому, перед тим як разом з супровідним листом направити проєктну заявку на розгляд донору, варто пересвідчитися чи змінили ми назву файлу аплікації, яка надається днором для підготовки нашого проєкту на ту, що відповідає нашій назві.

Не менш важливо, те як саме називаємо наш проєкт.

Велика помпезна назва із 23 слів не на лежить до числа тих назв, які легко запам’ятати та повторювати. Рекомендується називати проект гаслом, яке відображає зміст проекту, інтригує та складається не більше як з 5-7 слів. В окремих випадках до короткої, змістовно-інтригуючої назви проекту можна додати коротке пояснення.

3. «Якщо кожен з нас не є частиною вирішення проблеми, тоді кожен з нас є сам часиною проблеми».

Опис проблеми, що покликаний вирішити проєкт є одним першим ключовим розділом проєкту. Адже головний мотив донорів це вирішити проблему. Більше того, усі наступні розділи проєкту: мета, план реалізації, опис результатів і бюджет логічно витікають із опису проблеми. Головна трудність більшості потенційних грантерів полягає у тому, що часто опис проблеми сприймається авторами не зовсім так як очікує донор та громада. Мається на увазі, що ми маємо описати не свою проблему і не проблему нашої організації. Ми маємо описати проблему, з якою стикаються люди, що живуть у громаді. Окреслити територію, описати стан людей, в якому вони перебувають. Проблема найчастіше не полягає у тому, що немає грошей, чи занедбані приміщення. Головна проблема в проєкті має бути завжди пов’язана з людьми.

Тож, варто відповісти на запитання:

•  яка є проблема (негативна ситуація, що потребує вирішення) має бути вирішеною завдяки виконанню проєкту?
• - кого саме та скількох людей торкається ця проблемаякими є причини  (коли та чому виникла, хто відповідальний) та наслідки проблеми?
• якими були спроби вирішити і чому не вдалися?
• Чому саме нам вдасться допомогти людям та вирішити проблему?

Важливо врахувати, що якщо в описі проблеми не фігурують цифри та посилання на достовірні джерела інформації, то факти сприймаються як недостовірні.

4. «Людина здатна досягнути всього того, що здатна уявити».

Безперечно Мета проєкту є дуже важливим розділом. Але Мета – це не нагромадження пояснень. Мета це - лише 1 компактне речення, яке демонструє основне досягнення, заради якого буде виконаний проєкт.

Кожне із завдань також виражається 1 реченням. З єдиною відмінністю в тому, що завдання мають визначати етапи та процеси, що мають привести до досягнення мети.

Прочитавши мету проєкту непричетні до створення проєкту особи мають точно уявити: яку проблему, для кого та скількох вирішить проєкт і в який інноваційний спосіб.

5. «Усі перехожі знають: що потрібно робити. Але як?».

Чимало донорів роблять потенційним грантерам підказки надаючи в аплікації проєктної заявки таблицю з поставленими запитаннями для опису плану дій з реалізації проєкту.

Якщо ж, в розділі «План виконання проєкту», такої таблиці немає, ми маємо самостійно, у логічній послідовності описати: Що має бути зроблено? Хто це має робити? Коли? Де? Як саме?

При цьому, відповідь на запитання «Як?» - означає одночасно і методологію (методичні інструменти для якісної дії?) і стратегії (підходи та запасні варіанти дій у разі виявлених невдач у ході виконання проєкту) маємо використати?

Саме у розділі «План\Опис дій» маємо викласти: яку саме інновацію застосовуватимемо для допомоги людям у вирішенні проблеми.

6. «Поганий результат – це також результат».

На жаль, більшість проєктів, навіть тих, які здобувають підтримку з боку донорів не приносять очікуваних результатів. Донори, як ніхто інший, знають про це. Але це не зупиняє донорів у тому, щоб надати гранти в надії на те, що експеримент у  застосуванні інновації, все ж принесе позитивний результат: зміни у покращенні життя людей, громади, суспільства. Й успішну історію вдасться розширити, застосувавши аналогічні підходи в інших регіонах, країнах, громадах.

Однак, саме розділ, в якому описуються результати проєкту найчастіше залишається найскроміншим. Іноді надто банальним, чи, навпаки, невірогідним.

Для того, щоб опис результатів виглядав достойно – маємо до кожної запланованої дії у проєкті виписати кількісні показники, що дадуть можливість оцінювати ефективність та дадуть вичерпні відповіді на запитання: Скільки? Для скількох? Що саме (яке) пропонується? Негайно (тут і зараз), чи у короткий час виконання? Тобто кожному пункту плану дій буде відповідати конкретний, кількісно-якісний, миттєвий, короткостроковий результат («Продукт»).

Далі маємо відповісти на запитання: якщо учасники отримають  «Продукт» проєкту (негайний кількісно-якісний результат), що зміниться у їх житті та діяльності через де який час (наступне півріччя, рік кілька років)?  Тобто, якими будуть довготривалі зміни – наслідки дій проєкту, якими скористаються люди, на користь яких проєкт спрямовано?

Донорам також цікаво довідатися: на що ми, реалізованим проєктом, збираємося вплинути у далекосяжному майбутньому?

7. «Якщо в описі проблеми, меті, діях і результатах немає цифр – звідки ж може взятися бюджет?»

Підхід до складання проєктів, виходячи із сум, які донор визначає оптимальними для бюджету проєкту -  у більшості випадків не виправдовує себе. Оскільки бюджет є логічним продовженням плану дій та очікуваних результатів проєкту. Саме тому, слід взяти план дій й опис результатів і до кожного з пунктів плану й очікуваного кількісного результату («Продукту»), виписати перелік необхідних для його виконання ресурсів (спеціалістів, товарів, послуг). І визначити: де ці ресурси ми можемо отримати: вкласти власні, з внесків партнерів чи коштів від донора? Донори не образяться, якщо їх фінансовий вклад у проєкт буде найменшим.

Кому важливіший проєкт, який ми збираємося виконувати: нам, партнерам чи донору? Якщо нам, то наш внесок має бути помітним. Безоплатно надані у проєкті товари та послуги є таким самим повноцінним внеском як і кошти.

8. «Чим доведеш»?

Іноді додатки, що ми надсилаємо донору, разом з проєктом, відіграють не менш важливу роль, ніж сама проєктна заявка. Бо саме додатки містять докази того, наскільки вагомою є проблема для груп зацікавлених сторін. Наскільки ми є компетентними у вирішенні подібних проблем. І що ми маємо достойних партнерів, які допомагатимуть нам в ефективній й ефектній реалізації проєкту.

Тому, варто прикладати відео, аудіо й документальні підтвердження, того, що проєкт буде виконано професійно.

9. «З ким поведешся, від того й наберешся».

Часом наші проєкти виглядають по аматорськи наївними. Їм бракує вагомості, достовірних фактів й об’єктивних цифр. Щоб посилити якість проєкту варто звертатися за інформацією та консультаціями до експертів і спеціалістів-практиків, які описують, вивчають та виконують діяльність пов’язану з вирішенням тієї проблеми, якої стосується наш проєкт. Варто не лише задати усі питання, відповіді на які вимагає надати донор в аплікаційній формі проєктної заявки. Але й після експертного обговорення дати кільком різним експертам прочитати наш проєкт, щоб отримати коментарі, рекомендації й додаткову інформацію, що допоможе проєктній заявці стати цілісною, логічною, компетентною, обґрунтованою фактами і цифрами із кількох достовірних джерел.

В тім, експерти нам потрібні не лише для якісної підготовки, але й для ще більш якісного виконання проєкту, який буде підтриманий донором. Хто краще висококласного тренера опише та проведе тренінги? Хто краще журналіста підготує публікації? Хто краще науковця підготує методичні матеріали? Хто краще бухгалтера підрахує бюджет? Хто краще від професіоналів знає що є інновацією, а що вже давно себе скомпрометувало/вичерпало?

Тому варто залучати експертів для тривалого партнерства, яке стане в нагоді для кожного учасника партнерства.

10. «Якщо люди не знають про проблему, - то це вже само по собі є проблемою».

Нерідко проєкти присвячені ремонтам  і придбанню обладнання дратують експертів, які їх розглядають й пропонують донору відхилити чи схвалити проєкт. Найчастіше таке обурення виправдане. Адже стіни, вікна, двері, обладнання, за якими не видно людей – втрачають сенс.

Оскільки більшість проблем створено людьми. То й розв’язати проблеми потрібно для людей і за їх участю. Ось тут і криється основна трудність.

Тому донору у проєкті важливо побачити: яким чином ми інформуватимемо громаду про дії проєкту і залучатимемо людей до участі у вирішенні проблем?

Перевірити, чи вважають люди важливим вирішити визначену нами проблему не складно. Достатньо спробувати зібрати на вирішення проблеми хоча би по 1 гривні. Якщо в ході виконання проєкту нам вдасться так інформувати громадян і громаду, що громадяни здійснять власні внески (робочими руками, товарами чи 1 гривнею), то проєкт буде виконаний, навіть якщо внесок донора буде символічним.

Питання про залучення ресурсів для наших проєктів є дуже актуальним і тим, хто лише розпочинає працю і тим хто давно й успішно виконує проєкти, підтримані різними донорами. Тому висвітленню можливостей фандрейзингу для наших проєктів ми присвятимо окрему публікацію.

Завершуючи рекомендації щодо складання проєкту пропоную не забувати про можливість отримати консультацію у представників самого донора. У донорських організація працюють люди, які зацікавлені у тому, щоб наші проєкти були якісними і їх реалізація справді допомагала людям і громадам вирішити їх проблеми: суспільні\соціальні, екологічні, економічні. Тому – звертайтеся із запитаннями та за консультаціями ще до того, як проєкт буде остаточно готовий. Разом з експертами та представниками донорської організації ми не лише підготуємо якісну проєктну заявку. Але зможемо добре виконати проєкт вирішуючи суспільні проблеми в інноваційний спосіб.