ЗАПРОШЕННЯ  ДО УЧАСТІ В ТЕНДЕРІ № Q3-T370
на організацію заходу з проживанням, харчуванням та орендою зали з технічним забезпеченням
ДАТА І ЧАС ЗАКІНЧЕННЯ ПРИЙНЯТТЯ ПРОПОЗИЦІЙ: 13 вересня 2024 р. – 23:59 за київським часом

КОРОТКО ПРО БФ «Право на захист»:

Благодійна організація «Благодійний фонд «Право на захист» – українська благодійна організація, діяльність якої спрямована на захист і дотримання прав людини вразливих груп населення: біженців, вимушених переселенців, осіб без громадянства та осіб під ризиком без громадянства і без документів.

Докладна інформація про діяльність БФ «Право на захист» надана на веб-сайті  http://r2p.org.ua.

1. ПОТРЕБИ:

БФ «Право на захист» запрошує готелі та заклади взяти участь у конкурсі на організацію заходу.

Період проведення: 30.09.2024-04.10.2024

Місце проведення: Черкаська область (окрім м. Черкаси) або Київська область (окрім м. Київ)

Вимоги:

                Оренда до конференц-зали:

- розрахована на 80 осіб, розсадка театром, світле просторе приміщення;

- має бути кулер з водою, якщо така опція неможлива, то 80 пляшок негазованої води 0,5л щодня;

- оснащення кондиціонером та бездротовим інтернет-зв’язком;

- оснащення двома мікрофонами, клікером, колонками, проектором, екраном;

- наявність фліпчарту (+ 1 упаковка паперу на кожен день оренди та маркери);

- на локації має бути укриття (або зала може знаходитись у підвальному приміщенні);

- якщо поверх розташування зали вище першого – над залою має бути ще 2 поверхи.

Проживання (заїзд о 14:00, виїзд о 12:00):

39 двомісних номерів з окремими ліжками;

2 одномісних номери.

                 Вимоги до організації харчування:

Сніданок: у форматі швецького столу.

Обід має містити: суп, гарнір, м’ясо/риба, салат, напій. Формат - швецький стіл;

Вечеря має містити: гарнір, м’ясо/риба, салат, напій. Формат - швецький стіл.

Кавоперерва має містити: чай/кава, молоко/лимон, один вид десерту.

*можливість замовити кілька порцій за тією ж вартістю з урахуванням особливостей харчування (не вживання м’яса, свинини тощо).

Розклад:

30.09

14:00 – заїзд учасників в номери

14:30-15:30 – обід

19:00-20:00 – вечеря

01.10

До 10:00 – сніданок

10:00-18:00 – оренда конференц залу

11:30-12:00 – кавоперерва 1

13:30-14:30 – обід

16:00-16:30 – кавоперерва 2

18:30-19:30 – вечеря

02.10

До 10:00 – сніданок

10:00-18:00 – оренда конференц залу

11:30-12:00 – кавоперерва 1

13:30-14:30 – обід

16:00-16:30 – кавоперерва 2

18:30-19:30 – вечеря

03.10

До 10:00 – сніданок

10:00-18:00 – оренда конференц залу

11:30-12:00 – кавоперерва 1

13:30-14:30 – обід

16:00-16:30 – кавоперерва 2

18:30-19:30 – вечеря

04.10

До 10:00 сніданок

12:00 – виїзд учасників з номерів

2. ЗМІСТ ПРОПОЗИЦІЇ:

Пропозиції повинні бути підготовлені на основі вказівок, викладених у цьому запиті.

Будь ласка, зверніться до наступних Додатків і використовуйте їх, щоб підготувати свою пропозицію.

2.1.1 Зміст Технічної пропозиції (Додаток А)

Ваша технічна пропозиція повинна бути чіткою відповіддю на запитання в Додатку А із зазначеними документами.

! ВАЖЛИВО: У Технічну пропозицію не слід включати інформацію про ціни. Невиконання цієї вимоги потягне за собою дискваліфікацію.

Технічну пропозицію необхідно надіслати ОКРЕМИМ ЕЛЕКТРОННИМ ЛИСТОМ з вкладенням заповненого відсканованого додатку А з підписом і печаткою (за наявності печатки), додатку у форматі Excel разом та всіма зазначеними документами.

2.1.2. Зміст Фінансової пропозиції (Додаток В)

Ваша фінансова пропозиція повинна подаватися у вигляді заповненої Форми фінансової пропозиції (Додаток В) і детального кошторису.

Фінансова пропозиція повинна містити цінову пропозицію в одній валюті – гривня.
Вартість слід вказати з урахуванням всіх зборів та додаткових.

*Вартість туристичного збору просимо вказати в кошторисі окремою строкою. БФ Право на захист залишає за собою право на уточнення кількості гостей, звільнених від сплати туристичного збору за наказом на відрядження.

Фінансову пропозицію необхідно надіслати ОКРЕМИМ ЕЛЕКТРОННИМ ЛИСТОМ з вкладенням заповненого відсканованого додатку В з підписом і печаткою (за наявності печатки), додатку у форматі Excel і детального кошторису з переліком і цінами всіх включених послуг.

3. ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ:

Пропозицію необхідно направити у вигляді двох електронних листів на адресу [email protected] до13.09.2024 р. включно:

1 лист з назвою «Технічна пропозиція до тендеру № Q3-T370» має містити заповнений додаток А (відсканований і excel) і документи, вказані у додатку.

2 лист з назвою «Фінансова пропозиція до тендеру № Q3-T370» має містити заповнений додаток В відсканований і excel) і детальний кошторис

4. ТЕРМІН ДІЇ ПРОПОЗИЦІЇ:

Просимо зберігати вашу пропозицію чинною протягом п’яти робочих днів після завершення терміну збору пропозицій.

5. ОЦІНКА ПРОПОЗИЦІЇ:

Пропозиції будуть оцінюватися в 3 етапи:

5.1. Коректність подання пропозицій: пропозиції, направлені не за вказаними в даному запиті процедурами, не розглядатимуться тендерною комісією.

5.2. Оцінка технічної пропозиції (розгляд додатків А): якщо пропозиція відповідає всім вимогам, зазначеним в додатку А, і містить всі вказані документи – така пропозиція проходить до подальшого розгляду комісією.

5.3. ВИЗНАЧЕННЯ ПЕРЕМОЖЦЯ за такими критеріями (розгляд додатків В, детальних кошторисів і документів, доданих до додатку А):

Безпечність зали і закладу (max 30 балів):

- зала розташована в підвальному приміщенні або на 1 поверсі – 30 балів,

- зала розташована на 2-3 поверсі (за умови, якщо над залою мінімум ще 2 поверхи) – 20 балів,

- зала розташована на 4 поверсі або вище (за умови, якщо над залою мінімум ще 2 поверхи) – 10 балів.

- зала розташована на 2 поверсі або вище; над залою менше, ніж 2 поверхи – 0 балів.

Технічне забезпечення в залі (max 10 балів):

- наявне все перелічене в запиті технічне забезпечення – 10 балів,

- частково або повністю відсутнє перелічене технічне забезпечення – 0 балів;

Відповідність вимогам до харчування (max 10 балів):

- містить зазначені страви, можливо замовити порції з урахуванням особливостей харчування – 10 балів,

- включені не всі зазначені страви/ неможливо замовити порції з урахуванням особливостей харчування – 0 балів.

Запропонований заклад і номери (max 20 балів):

оцінюються членами тендерного комітету під час розгляду пропозицій по наданим до пропозиції фото і описам.

Фінансова складова (max 30 балів):
розраховується за принципом «чим менша ціна, тим вищій бал» за формулою:
Тобто технічна складова детальної пропозиції може отримати максимально 70 балів, фінансова – 30 балів.

Просимо направити вашу пропозицію у вигляді двох електронних листів («Технічна пропозиція до тендеру № Q3-T370» і «Фінансова пропозиція до тендеру № Q3-T370») на адресу [email protected] до 23:59, 13.09.2024 р.

Розгляд та оцінка конкурсних заявок здійснюватиметься Комісією протягом 5 робочих днів після дати завершення збору пропозицій. Про результати конкурсу буде повідомлено окремо.

Якщо у вас виникнуть питання щодо процедури подання пропозицій, ви можете звернутися до Анни Усової [email protected]

БФ «Право на захист» може на власний розгляд продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це можливих учасників тендеру одночасно. Продовження терміну може супроводжувати внесення змін у документи про запрошення до участі у тендері, підготовлені БФ «Право на захист» за його власною ініціативою чи у відповідь на запит щодо роз’яснення, надісланий можливим постачальником.