RFQ_UA-20_2023 

Запит пропозиції на закупівлю робіт з проведення аналізу стану надання соціальних послуг та картування державних установ та громадських і благодійних організацій, які працюють в сфері Захисту дітей  та Психічного здоров’я і психосоціальної підтримки

І. ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

Представництво іноземної неурядової організації План Інтернешенал, інк. (далі Plan International) оголошує зацікавленість у пошуку консультантів чи організацій для аналізу стану надання соціальних послуг та картування організацій, які функціонують  у Хмельницькій, Вінницькій, Черкаській та Кіровоградській областях.

Додатково, в межах надання зазначених послуг, планується проведення мінімум 4 2-денних практичних семінарів (далі воркшопів) та 2 одноденних конференцій для представників державного і громадського секторів, з метою налагодження внутрішньо-секторального діалогу та створення «дорожньої карти» з покращення надання соціальних послуг. Послуги Переможця можуть надаватися безпосередньо в областях або в містах України з відповідною інфраструктурою, таких як Київ, Львів, тощо (за домовленістю).

Оплата послуг здійснюватиметься у межах реалізації проєкту «Building, back, better (BBB) - Будуємо, відбудовуємо, покращуємо. Проєкт відновлення та реконструкції інфраструктури, орієнтованої на дітей, в Україні» (далі проєкт), що фінансується Федеральним Міністерством економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ)»

Термін надання послуг – січень – березень 2024 року

Метою цього запиту є отримання послуг української компанії або українського консультанта / консультантки для аналізу якості послуг, картування та фасилітації воркшопів та конференцій

ІІ. ОБСЯГ РОБІТ

Мета: На підставі проведеної роботи з аналізу та картування послуг, надати Plan International аналітичний звіт з рекомендації щодо подальшого плану дій з нарощування потенціалу місцевих спеціалістів  і відповідності існуючих послуг до міжнародних практик та стандартів в сфері Захисту дітей та Психічного здоров’я і психосоціальної підтримки (CPMS, Inter Agency Guidelines for Case Management and Child Protection,  IASC MHPSS guideline, etc.).

Очікуванні результати:

1. Аналіз стану та якості надання соціальних послуг в сфері захисту дітей та  Психічного здоров’я і психосоціальної підтримки  в Вінницькій, Кіровоградській, Черкаській та Хмельницькій областях.;
2. Визначення потенціалу системи надання соціальних та психосоціальних послуг сім’ям з дітьми з використанням методу картування з подальшою візуалізацією;
3. Проведення фасилітаційних сесій у форматі 4 воркшопів та 2 конференцій для представників державного та громадського секторів місцевого та, за потребою, національного рівня.
4. Розробка «дорожньої карти» з плану подальшої розбудови потенціалу місцевих спеціалістів.

Обов’язки та відповідальність:

Завдання 1: Розробити методологію проведення оцінки та картування.

Завдання 2: Розробити програму, цілі та завдання 4 воркшопів та 2 конференцій.

Завдання 3: Провести 4 фасилітаційні сесії у форматі воркшопів та 2 конференцій.

Завдання 4: Підготувати підсумковий аналітичний звіт. (бажано українською та англійською мовами)

Вимоги до заявників:

• • Практичний досвід у сфері соціальної роботи, захисту дітей, надання базової психосоціальної підтримки;
• • Глибоке знання основних концепцій соціальної роботи, захисту дітей, законодавства, тощо.
• • Досвід проведення аналітичних досліджень та картувань.
• • Технічні знання, навички та досвід у розробці та організації фасилітаційних заходів.
• • Здатність до розробки структурованих та послідовних аналітичних звітів
• • Навички публічних виступів та створення електронних презентацій.

 ІІІ. ПРАВИЛА ПОДАННЯ ЗАЦІКАВЛЕННОСТІ (ЗАЯВИ)

Документи, які необхідно надати:

• • Резюме консультанта / консультантки або групи експертів, залучених до виконання завдання, якщо це декілька осіб з описом релевантного досвіду та навичок.
• • Первинний опис методології плану з зазначенням порядку імплементації активностей.
• • Фінансова пропозиція у гривнях: з зазначенням орієнтовного рівня зусиль (level of effort, LOE), який повинен вимірюватися консультаційними днями із ставкою за кожен консультаційний день (на підготовку матеріалів, надання фасилітаційних послуг, поїздок, тощо).

Plan International може додатково запросити пояснення щодо бюджету перед тим, як надати остаточну відповідь.

Подання пропозицій

• • Кінцевий строк подання пропозицій – 28.12.2023 року до 18:00.

Пропозиції мають здійснюватися виключно в електронному форматі на адресу електронно пошти [email protected]

• • Файли повинні надсилатися без архівування. як додаток до електронного листа.
• • Якщо в документі присутні печатки та підписи, документи повинні бути відскановані у форматі PDF.
• • Курикулум-план та пропозиція ціни мають бути відокремлені один від одного окремими файлами.

В темі листа, будь ласка, вкажіть «RFQ_UA-20_2023    Зацікавленість в проведенні картування та воркшопів в межах проєкту «Building, back, better (BBB)»

• • Заявники несуть відповідальність за те, щоб їхні пропозиції було отримано відповідно до інструкцій, які містяться в цьому документі.
• • Пропозиції, які будуть надіслані після кінцевого терміну, можуть розглядатися на розсуд Plan International, але без гарантій цього.

IV. КРИТЕРІЇ ОЦІНЮВАННЯ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПЕРЕМОЖЦІВ

Процес розгляду пропозицій

Розгляд пропозицій буде відбуватися відповідальними технічними та програмними фахівцями Plan International, а саме Менеджером з закупівель, Директором програми, Програмним менеджером та Спеціалістом з захисту дітей та Психічного здоров’я і психосоціальної підтримки.

Критерії оцінювання

Рішення про вибір Переможця-постачальника або Переможців-постачальників будуть відбуватися за критерієм «Найкраща загальна оцінка». До розгляду будуть додані лише ті пропозиції, які будуть відповідати вимогам, викладеним в цьому оголошенні.

Кожна пропозиція буде оцінена за шкалою в 100 балів, які розподіляться наступним чином:

• • Практичний досвід та кваліфікація заявника (здатність виконати завдання) – 30 балів
• • Технічна спроможність та пропозиція (актуальність, академічність, послідовність, запропонованої концепції) – 40 балів
• • Цінова пропозиція (економічна релевантність до зазначеного досвіду та професійності заявника) – 30 балів

RFQ_UA-20_2023

Request for Proposal for the procurement of works on analysing the state of social services provision and mapping of state institutions and public and charitable organisations working in the field of Child Protection and Mental Health and Psychosocial Support

I. GENERAL INFORMATION

The Representative office of the foreign non-governmental organisation Plan International, Inc. (hereinafter referred to as Plan International) announces its interest in finding consultants or organisations to analyse the state of social services provision and mapping of organisations operating in Khmelnytsky, Vinnytsia, Cherkasy and Kirovograd regions.

Additionally, as part of these services, it is planned to conduct at least 4 2-day workshops and 2 one-day conferences for representatives of the state and civil society sectors to establish an intra-sectoral dialogue and create a roadmap for improving the provision of social services. The Winner’s services can be provided directly in the regions or in cities of Ukraine with appropriate infrastructure, such as Kyiv, Lviv, etc.

Payment for services will be made within the framework of the project “Building, back, better (BBB) - Project for the rehabilitation and reconstruction of child-focused infrastructure in Ukraine” (hereinafter referred to as the project), funded by the German Federal Ministry of Economic Cooperation and Development (BMZ).

The term of service provision is January - March 2024

The purpose of this request is to obtain the services of a Ukrainian company or a Ukrainian consultant for the analysis of the quality of services, mapping and facilitation of workshops and conferences

II. SCOPE OF WORK

Objective: Based on the work done on the analysis and mapping of services, to provide Plan International with an analytical report with recommendations for a further action plan to build the capacity of local professionals and to ensure that existing services are in line with international practices and standards in the field of Child Protection and Mental Health and Psychosocial Support (CPMS, Inter Agency Guidelines for Case Management and Child Protection, IASC MHPSS guidelines, etc.)

Expected results:

1. Analysis of the status and quality of social services in the field of child protection and mental health and psychosocial support in Vinnytsia, Kirovohrad, Cherkasy and Khmelnytskyi regions;
2. Determination of the potential of the system of social and psychosocial services for families with children using the mapping method with subsequent visualisation;
3. Conducting facilitation sessions in the format of 4 workshops and 2 conferences for representatives of the state and public sectors at the local and, if necessary, national level.
4. Development of a roadmap for further capacity building of local specialists.

Duties and responsibilities:

Task 1: Develop a methodology for assessment and mapping.

Task 2: Develop a programme, goals and objectives for 4 workshops and 2 conferences.

Task 3: Conduct 4 facilitation sessions in the format of workshops and 2 conferences.

Task 4: Prepare a final analytical report (preferably in Ukrainian and English).

Requirements for applicants:

- Practical experience in the field of social work, child protection, and basic psychosocial support;

- In-depth knowledge of the basic concepts of social work, child protection, legislation, etc.

- Experience in conducting analytical research and mapping.

- Technical knowledge, skills and experience in developing and organising facilitation activities.

- Ability to develop structured and coherent analytical reports

- Public speaking and electronic presentation skills.

 III. RULES FOR SUBMITTING AN EXPRESSION OF INTEREST (APPLICATION)

Documents to be submitted:

- CV of the consultant or team of experts involved in the assignment, if more than one person, with a description of relevant experience and skills.

- Initial description of the plan methodology with the order of implementation of activities.

- Financial proposal in UAH: indicating the indicative level of effort (LOE), which should be measured in consulting days with a rate for each consulting day (for preparation of materials, facilitation services, travel, etc.)

Plan International may additionally request clarification of the budget before providing a final response.

Submission of proposals

- The deadline for submission of proposals is 28.12.2023 by 18:00.

Proposals should be submitted exclusively in electronic format to the email address [email protected]

- Files must be sent unzipped as an attachment to an email.

- If the document contains seals and signatures, the documents must be scanned in PDF format.

- The curriculum plan and the price quotation should be separated from each other in separate files.

In the subject line of the email, please indicate “RFQ_UA-20_2023 Interest in conducting mapping and workshops within the framework of the project “Building, back, better (BBB)”

- Applicants are responsible for ensuring that their proposals are received in accordance with the instructions contained in this document.

- Proposals received after the deadline may be considered at the discretion of Plan International, but no guarantee is made.

IV. EVALUATION CRITERIA AND SELECTION OF WINNERS

Proposal review process

Proposals will be reviewed by the responsible technical and programme specialists of Plan International, namely the Procurement Manager, Programme Director, Programme Manager and Child Protection and Mental Health and Psychosocial Support Specialist.

Evaluation criteria

The decision to select the Winning Supplier or Winning Suppliers will be based on the criterion of “Best Overall Evaluation”. Only proposals that meet the requirements set out in this announcement will be considered.

Each proposal will be evaluated on a scale of 100 points, which will be allocated as follows:

- Practical experience and qualifications of the applicant (ability to perform the task) - 30 points

- Technical capability and proposal (relevance, academic quality, coherence, proposed concept) - 40 points

- Price proposal (economic relevance to the applicant’s experience and professionalism) - 30 points