ПРАВИЛА ТЕНДЕРУ

Замовник:

ХАРКІВСЬКА ОБЛАСНА МОЛОДІЖНА ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ

«ОСВІЧЕНА ІНІЦІАТИВА», код ЄДРПОУ 35698208.

Об’єкт, в рамках якого тендеру: UHF -2

УВАГА:

Беручи участь у тендері та подаючи тендерну пропозицію, учасник тендеру повністю та беззастережно погоджується з Правилами тендеру , незалежними від власних умов продажу, від яких він добровільно відмовляється.

Учасники тендеру зобов’язані ознайомитися з усіма положеннями, які відповідають Правилам тендеру .

Подання тендерної пропозиції, що не містить усієї необхідної інформації та документації, порушення встановлених рядків подання тендерної пропозиції, недобросовісна конкуренція, порушення законодавства при поданні тендерної пропозиції, порушення Правил тендеру є підставою для відхилення тендерної пропозиції.

Жодні застереження щодо тендерної документації не можуть бути представлені та призвести до негайного відхилення тендерної пропозиції без подальшої оцінки.

Загальні умови

1.1. Дані Правила тендеру встановлюють порядок подання, вибору та реалізації заходів, пов’язаних з проведенням тендеру.

1.2. Метатендер – придбання технічного обладнання для створення можливості працювати в умовах блокауту співробітників місцевих громад та вчителів у школах.

1.3. Учасник тендеру несе всі витрати, пов’язані з підготовкою та поданням тендерної пропозиції. Замовник не несе відповідальності за будь-які витрати, понесені учасником тендеру, незалежно від проходження та результату процедури.

1.4. Замовник залишає за собою право власності на всі тендерні пропозиції, отримані в рамках цієї тендерної процедури. Учасники тендеру не можуть вимагати повернення своїх пропозицій.

1.5. Замовник залишає за собою право відхилити будь-який файл, який виявиться недостатньо повним на момент оцінки тендерних пропозицій.

1.6. Питання, що стосуються тендерів та запитів на роз’яснення, надсилайте на e-mail Замовника: [email protected].

Подача тендерних пропозицій здійснюється через форму за посиланням:

https://link.enlight.org.ua/tender-uhf-2

1.7. За результатами проведеного тендеру стане підписання договору про закупівлю з одним чи декількома обраними постачальниками.

Загальні відомості про товари

2.1. Даний тендер складається з 5 (п’ятьох) лотів:

Лот 1 - Крісла колісні з електродвигуном - 100 штук.

Лот 2 - Глюкометри та витратні матеріали - 400 штук.

Лот 3 - Палиці опорні - 100 штук.

Лот 4 - Слухові апарати - 300 штук.

Лот 5 - Спеціальні функціональні крісла для дітей з ДЦП - 100 штук.

2.2. Детальний опис запитуваних товарів, кількість одиниць у наборі міститься в Додатку №1 «Технічні специфікації».

!УВАГА Просимо звернути увагу, що якщо товар в одному наборі вказано Х одиницю, то необхідна кількість одиниці товару це Х*25, а не Х чи 25. Звичайно, Ви можете вказати будь-яку кількість товару в пропозиції.

2.3. Учасники тендеру мають право пропонувати кілька моделей на кожен лот за умов, що вони вимагають вимог, зазначених у Додатку № 1.

2.4. Учасники тендеру не можуть запропонувати моделі, які точно відповідають характеристикам, зазначеним у Технічних специфікаціях (Додаток № 1), учасники тендеру можуть подати пропозицію на модель, яка максимально наближена до характеристик, зазначених у будь-яких специфікаціях.

Загальні умови поставки

3.1. Товари повинні бути поставлені за рахунок постачальника за адресами, зазначеними в Додатку № 2 «Місця поставки» . Детальні адреси будуть повідомлені про переможцю тендеру в договорі, укладеному за результатом тендеру.

3.2. Товари повинні бути доставлені до місця поставки протягом 14 календарних днів з моменту запиту Покупця(Замовника) до переможців за результатами тендеру. У разі недотримання строків поставки Замовник може розірвати договір або реалізувати інші види санкцій, передбачених договором та законодавством.

Постачальник (Виконавець) зобов’язується забезпечити безкоштовне зберігання товару Покупця (Замовника) на своєму складі до 31 грудня 2024 року. За завершення терміну зберігання Замовник зобов’язується забрати товар або узгодити з Постачальником умови подальшого зберігання товару, який може бути на платній основі. Вартість такого подальшого зберігання буде обговорена та узгоджена сторонами окремо.

3.3. Постачальник є відповідним для вантажно-розвантажувальних робіт під час вивантаження доставлених товарів.

3.4. Субпідряд можливий за письмовою згодою Замовника.

 
Упаковка

4.1. Товар повинен бути поставлений у тарі та (або) упакований звичайним для нього способом (в оригінальній упаковці), що забезпечує збереженість та захист Товару під час звичайних умов зберігання та транспортування.

Порядок оплати

5.1. Оплата здійснюється безготівковим шляхом. Можливі такі варіанти розрахунку: повна передоплата, авансовий платіж або післяоплата..

Строки проведення тендеру

6.1. Тендер буде проводитись на наступних етапах:

Етап № 1 - Публікація тендерного оголошення. - 19.09.2024

Етап № 2 - Кінцевий термін подання запитів для роз’яснень. - 26.09.2024 – 18:00 год.

Етап № 3 - Останній день, коли Замовник надає роз’яснення. - 30.09.2024 – 18:00 год.

Етап № 4 - Кінцева дата та час прийому тендерних пропозицій. - 11.10.2024 – 18:00 год.

Етап № 5 - Оцінка тендерних пропозицій. - 08.10.2024 –   10.10.2024

Етап № 6 - Повідомлення про визначення переможця тендеру. - до 11.10.2024

Етап № 7 - Підписання договору. - 14.10.2024 –   16.10.2024

*Орієнтовні дати / Усі вказані години в часовому поясі країни Замовника.

У зв’язку із забезпеченням цього розкладу можна змінити Замовником в односторонньому порядку.


Подання тендерних пропозицій

7.1. Тендерні пропозиції, супутні документи повинні бути складені українською мовою.

7.2. Цінова пропозиція повинна бути виражена з включенням усіх податків та можливих комісій в українській гривні (UAH).

7.3. Тендерні пропозиції, подані із запізненням, будуть відхилені та оцінюватися не будуть. Тим не менш, усі тендерні пропозиції, отримані після кінцевого терміну подання, будуть збережені Замовником.

7.4. Усі тендерні пропозиції повинні бути подані в електронній формі, у форматі PDF, Плой друк (за наявності) та підпис керівника/уповноваженої особи учасника тендеру.

7.5. Адреса для надсилання тендерних пропозицій: e-mail Замовника.


Склад тендерних пропозицій 

8.1. Усі подані тендерні пропозиції повинні відповідати технічним вимогам щодо кожного лоту, що зазначені в Технічних специфікаціях (Додаток №1).

8.2. Тендерні пропозиції повинні надрукувати наступні документи. Учасники, які не надають усіх документів, наведених нижче, та в запитуваних форматах, можуть бути виключені з процесу відбору: 

1. Технічна пропозиція

Інструкція:

Відповідність технічним умовам, вказаним в технічних специфікаціях (Додаток № 1), із  зазначенням запропонованих позицій та згадкою гарантії на товар, терміну поставки. Можливі  кілька типових пропозицій. Підпис та печатка(за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

2. Цінова пропозиція. Сканкопія з підписами та заповнений excel файл Пропозиція постачальника.xlsx Усі лоти вносити в один документ.

Інструкція:

Ціна за товар в українській гривні. Підпис (обов’язково) і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ Електронний файл також надсилається разом зі сканом.

Інструкція для заповнення Пропозиції постачальника для участі в тендері:

• Назва пропонованого товару у Постачальника – найменування товару має співпадати з тим, що зазначено в тендерному оголошенні. Це важливо для коректного порівняння пропозицій від різних постачальників.

• Пропоновані якісні та технічні характеристики товару – вкажіть деталі щодо товару: опис технічних характеристик, назву, модель, марку. Це допомагає оцінити відповідність товару вимогам.

• Пропонована кількість – кількість товару, яку постачальник готовий поставити, повинна бути точно вказана.

• Пропонована вартість за одиницю у грн – ціна за одиницю товару, яку пропонує постачальник, має бути зазначена у гривнях.

• Податки та збори (%) – постачальник повинен вказати відсоток податків та зборів (якщо є). Це дає чітке розуміння повної вартості товару.

• Ціна з податками та зборами – автоматично рахується як ціна за одиницю товару, включаючи податки та збори.

• Сума пропозиції у грн – загальна сума вартості всього товару (кількість × ціна за одиницю) також рахується автоматично.

 • Пропонована гарантія – обов’язкове поле. Гарантія має бути чітко зазначена, оскільки це важливий критерій оцінки товару. Має бути прописана до кожного товару.

 • Пропоноване технічне обслуговування – обов’язковий пункт. Зазначте, чи передбачено технічне обслуговування, і які саме послуги надаються.

Важливо:

Всі поля мають бути заповнені. Якщо будь-яке з полів залишиться порожнім, документ вважається неправильно заповненим і не буде прийнятий до розгляду під час тендеру.

3. Правила тендеру (поточний документ)

Інструкція:

Підпис і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

4. Додаток № 1 «Технічні специфікації»

 Інструкція:

Підпис і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

5. Додаток № 2 «Місця поставки»

Інструкція:

Підпис і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

6. Додаток № 3 «Профіль учасника та анкета»

Інструкція:

Підпис і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

7. Додаток № 4 «Особливі гарантії Учасника»

Інструкція:

Підпис і печатка (за наявності) ВСІ СТОРІНКИ

8. Реєстраційні документи

Інструкція:

Свідоцтво про реєстрацію/виписка/витяг з державного реєстру юридичних осіб. (Важливо, щоб документ був не пізніше тримісячного терміну з дня його подання.).

9. Установчі документи, Статут, протокол про обрання керівника

Інструкція:

Для юридичних осіб

10. Інформація про обрану систему оподаткування

Інструкція:

Витяг, інший документ, що підтверджує обрання Учасником тієї чи іншої системи оподаткування.(Важливо, щоб документ був не пізніше тримісячного терміну з дня його подання.).

11. Виписка з банківської ідентифікації

Інструкція:

Довідка про відкриття банківського рахунку

12. Підтвердження походження товару (сертифікат походження і т.д.)

Інструкція:

Сертифікати якості/відповідності

Гарантія та сервісне обслуговування (важливий пункт):

• Надання гарантії на території України є обов’язковим.

• Обов’язково мають бути надані інструкції щодо сервісного обслуговування та підтримки, включаючи контакти сервісних центрів та детальну інформацію про процес обслуговування.

Увага! Відповідність цьому пункту є критично важливою для участі у тендері.


Питання та роз’яснення щодо тендеру

9.1. У випадку якщо Замовник з власної ініціативи або у відповідь на запит учасника тендеру надає  або уточнює інформацію щодо тендеру, ця інформація буде надіслана в письмовій формі на електронну пошту учасника тендеру та одночасно передана всім іншим потенційним учасникам тендеру.

9.2. Учасники тендеру повинні надсилати свої запитання електронною поштою на e-mail Замовника у строк, зазначений в Етапі 2.

9.3. Приватні зустрічі між Замовником та учасниками тендеру до моменту Етапу 7 не проводяться.

9.4. Замовник має право, у разі необхідності, продовжити строк подання тендерних пропозицій, щоб надати учасникам тендеру достатньо часу для врахування будь-яких змін, які можуть бути внесені.

9.5. Проведення нарад з роз’ясненнями не планується.


Термін дії пропозицій

10.1. Тендерні пропозиції повинні залишатися дійсними протягом 30 днів з кінцевої дати подання тендерних пропозицій. У виняткових випадках і до закінчення початкового терміну дії Замовник може запросити в письмовій формі продовження цього терміну на 40 днів. Учасники тендеру, які прийняли цей запит, не мають права в подальшому змінювати свою пропозицію. У разі відмови учасники тендеру припиняють участь у тендерній процедурі.

 
Зміна та відкликання тендерних пропозицій

11.1. Учасники тендеру можуть змінити або відкликати свої тендерні пропозиції, письмово повідомивши про це до кінцевого терміну подання. Жодна тендерна пропозиція не може бути змінена після цієї дати.

11.2. Будь-яке повідомлення про зміну або відкликання має бути підготовлене, підписане, скріплене печаткою та подане відповідно до пункту 7. В темі листа має бути зазначено «зміна тендерної пропозиції» або «вилучення тендерної пропозиції». Відмова від участі є безумовною і припиняє будь-яку участь у тендерній процедурі. 


Оцінка тендерних пропозицій

12.1. На цьому етапі здійснюється аналіз надісланих тендерних пропозицій та перевірка їх відповідності за змістом та вимогам тендерної документації.

12.2. Тендерна пропозиція вважається такою, що відповідає вимогам, якщо вона відповідає всім умовам, строкам та специфікаціям, що містяться в тендерній документації, без будь-яких суттєвих відхилень чи обмежень.

12.3. Суттєві відхилення або обмеження – це ті, які є невідповідними технічним специфікаціям, впливають на обсяг, якість або реалізацію тендеру, або які суттєво відхиляють чи обмежують права Замовника чи зобов’язання учасника тендеру та негативно впливають на конкурентну позицію учасників тендеру, які подали тендерні пропозиції, що відповідають вимогам. Тендерні пропозиції, які будуть визнані такими, що не відповідають вимогам, будуть відхилені.

12.4. Також на цьому етапі проводиться аналіз отриманих цінових пропозицій з метою визначення найнижчої цінової пропозиції.

12.5. Під час процесу оцінки, в інтересах прозорості та рівного ставлення, Замовник може звернутися до учасників тендеру з проханням письмово роз’яснити свою тендерну пропозицію протягом розумного періоду часу, не маючи при цьому можливості її змінити. Жоден із цих запитів на роз’яснення не повинен бути спрямований на виправлення будь-яких початкових помилок, що впливають на проведення тендеру або спотворюють конкуренцію.

12.6. Замовник має право відвідати приміщення та оглянути запаси учасників тендеру, чиї пропозиції були попередньо відібрані перед остаточним відбором. Цей крок може вплинути на рішення Замовника, якщо спроможність учасника не буде визнана адекватною або сумісною із зазначеною в тендерній документації.   

12.7. Учасник тендеру буде визнаний переможцем якщо його тендерна пропозиція відповідає технічним вимогам, є найбільш економічно вигідною, беручи до уваги якість пропонованих послуг та ціну тендеру.

12.8. Замовник має право обрати переможця тільки на частину лотів/лоту.

12.9. Тендерні пропозиції будуть оцінюватися за наступними критеріями:

• Відповідність умовам, передбаченим тендерним оголошенням.

• Відповідність правилам та умовам Замовника.  

• Цінова конкурентоспроможність.

• Спосіб та порядок поставки: терміни виконання, наявні запаси, тощо.    

• Підтверджений досвід роботи у відповідній сфері діяльності: копії договорів, рекомендацій тощо. 

• Умови оплати.


Підписання договору

13.1. Договір, який підлягає підписанню з переможцем тендеру, надається Замовником. Договір є стандартним та відображає вимоги Замовника та його донорів.

13.2. Протягом 3 (трьох) робочих днів після отримання договору обраний постачальник зобов’язаний його підписати.

13.3. Підписання договору здійснюється через сервіс електронного документообігу «Вчасно»  (Електронний Документообіг в Україні — Вчасно | vchasno.ua )

13.4. Якщо переможець тендеру не підпише договір протягом 3 (трьох) робочих днів, Замовник може, вважати визнання даного учасника переможцем недійсним і визнати переможцем учасника, який посів друге місце. 

13.5. Учасники, які не виграли тендер, будуть проінформовані електронною поштою протягом 10 (десяти) робочих днів з дати обрання переможця.

13.6. Переможець тендеру буде повідомлений електронною поштою про те, що його пропозиція прийнята. Перед підписанням договору між Замовником та переможцем тендеру, Замовник може запросити у переможця додаткові документи, які ще не були надані разом із тендерною документацією..

13.7. Якщо переможець тендеру не надасть ці документи протягом 10 календарних днів з моменту повідомлення про визнання переможцем або якщо буде встановлено, що він надав неправдиву інформацію, він може бути дискваліфікованим а визнання його переможцем недійсним.

 
Скасування тендерної процедури

14.1. Скасування тендерної процедури може відбутися у наступних випадках:

• Тендерна процедура була невдалою, тобто коли не було отримано адекватної, якісно чи фінансово прийнятної пропозиції або коли не було обґрунтованої відповіді.

• Докорінно змінено технічні або економічні елементи проекту.

• Виняткові обставини або форс-мажорні обставини унеможливлюють нормальне виконання проекту.

• Всі технічно прийнятні пропозиції перевищують наявний бюджет.   

• Під час процесу були виявлені суттєві помилки, порушення або акти шахрайства, зокрема там, де вони перешкоджали добросовісній конкуренції.

 
Примітка:

За жодних обставин Замовник не може бути притягнутий до відповідальності за будь-які збитки, включаючи, але не обмежуючись, збитки від упущеної вигоди, пов’язані будь-яким чином зі скасуванням тендерної процедури. Публікація повідомлення про тендер не зобов’язує Замовника реалізовувати оголошений тендер.

Виключення учасника з тендеру

15.1. Замовник виключає з цієї процедури будь-якого учасника тендеру в одному з наступних випадків:

• Учасник намагається ввести в оману щодо інформації, наведеної в Особливих гарантіях учасника (Додаток № 4), перебуває в ситуаціях вказаних там або порушив ці гарантії.

• Учасник намагається вплинути на персонал Замовника у процесі вивчення, уточнення, оцінки та порівняння тендерних пропозицій, отримання інформації про хід процесу або впливу на Замовника у його рішенні про визначення переможця тендеру.

Зміст тендерного досьє

16.1. Тендерне досьє містить такі елементи:

• Ці Правила Тендеру.

• Додаток 1 – Технічні специфікації.

• Додаток 2 – Місця поставки.

• Додаток 3 – Профіль учасника та анкета.

• Додаток 4 – Особливі гарантії учасника.