Головною валютою наших днів став час. Це не може не радувати, бо в цій галузі панує цілковите рівноправ’я. Нічого дивного у тому, що доба кожної людини має свою кількість годин. Просто часом, як і будь-яким іншим ресурсом, потрібно правильно й ефективно розпоряджатися. Тому, безумовно, корисною інвестицією вашого часу буде декілька хвилин для прочитання описаних ГУРТом інструментів тайм-менеджменту.

Розставляйте пріоритети з Матрицею Ейзенхауера. Автор цієї матриці – 34-й президент США, на честь якого вона і названа. Тож якщо вона допомагала розібратися зі справами такій зайнятій людині, то і вам стане в нагоді.

Всі свої поточні справи розмістіть в чотирьох квадратах: терміново-важливо, важливо-нетерміново, терміново-неважливо, неважливо-нетерміново.

Терміново і важливо (завдання по роботі, важливий похід до лікаря, дедлайн завдання) – це справи, які треба виконувати відразу, без зволікань.

Важливо, але нетерміново (планування нових проектів, оцінка результатів проектів, відвідування спортзалу) – такі справи важливі для досягнення вашої мети, проте часу у вас ще вистачає. Плануйте і поступово виконуйте ці завдання, щоб вони не перейшли в перший квадрат.

Терміново, але неважливо (незаплановані гості, нав’язані зустрічі, прохання допомогти з чимось)  – за можливості такі справи варто делегувати або виконувати з мінімальними втратами часу, з чим допоможе постійне планування.

Нетерміново і неважливо (журнали, ігри, інтернет, телевізор) – від таких справ можна відмовитися. Якщо ж вони цікаві і приємні, то варто їх виконувати, але по закінченню всіх попередніх.  

Виявляйте та знешкоджуйте викрадачів вашого часу. Це люди, звички, процеси, розмови, які постійно непомітно крадуть ваш час. Найпоширенішими викрадачами часу є телевізор, інтернет, черги і пробки, плітки і пусті розмови.

Для того, щоб виявити, що з цього стосується саме вас, треба просто проаналізувати декілька своїх днів. Записуйте все, що ви робите, і скільки часу ви на це витрачаєте. Після того, як зрозумієте, які справи чи процеси марнують ваші дорогоцінні хвилини (або години!), постарайтеся мінімізувати витрати часу на них або додайте корисності. Наприклад, час у чергах чи в пробках ви можете урізноманітнити прослуховуванням аудіокниг.

Правильно встановлюйте цілі. Ви повинні чітко розуміти, який обсяг роботи вас чекає, скільки на це є часу і взагалі для чого це треба. Один із найпоширеніших способів є так званий метод SMART. Ця абревіатура (S – specific, M – measurable, A – attainable, R – realistic, T – time-based) і є інструкцією з використання цього підходу. Ви прокачуєте свою ціль по п’яти пунктах і отримуєте конкретну, вимірювану певним результатом, досяжну, реалістичну і обмежену часовими рамками ціль.  Попрактикуємося на простенькому прикладі:

S (ставимо конкретну ціль) – хочу прочитати книгу по дизайну;

M (в чому вона вимірюється) – на 300 сторінок;

A (чи дозволяють здібності і реалії мені це зробити) – можу це зробити, оскільки вмію читати;

R (навіщо мені це) – щоб застосувати знання в роботі;

T (скільки виділю на це часу) – 2 тижні.

Складайте щодня To do list. Для того, щоб ваш список справ був дієвим, плануйте 10-12 задач на 60% вашого часу. Тут в нагоді стане метод SMART, за яким варто формулювати всі цілі у своєму списку.

Ще однією хорошою практикою є графічне відображення часу, запланованого на виконання тих чи інших завдань. Просто поряд із завданням малюйте вертикальну лінію, яка відображатиме кількість часу, потрібного для цієї справи. В такому разі ви зможете відразу візуально оцінити, що займає більше часу, а що – менше. Не закреслюйте виконані справи (це підсвідомо нівелює результат) – ставте галочки чи інші помітки.

Не відкладайте справи і ведіть активну боротьбу з прокрастинацією. У постійному відкладанні справ прихований набагато серйозніший сенс, ніж просто лінь чи неорганізованість. Ми відкладаємо ту чи іншу справу через свої колишні невдачі у цій сфері. Потрібно зрозуміти, що саме нас подавляє і стримує, які колишні невдачі відгукуються зараз. Для того, щоб виявити причини і приступити до виконання, зробіть наступну вправу. В одну колонку напишіть всі ті справи, які ви постійно відкладаєте, а в іншу – ту невдачу чи проблему, яка стримує вас від виконання. Після цього подумайте, якою буде ваша перемога від виконання цього завдання. Як тільки ви знайдете правильну перемогу, ви виконаєте завдання і не будете тягти його за собою.

Працюйте ефективно і не втомлюйтеся з методом Pomodoro. Деякі люди вважають: чим більше ми працюємо, тим більше ми встигаємо. Проте на практиці це не справджується. Наша працездатність має свої піки і падіння, а за всіма законами логіки після підйому буде спад. Якщо зробити перерву, то можна знову досягти піку, а якщо працювати без перерв, наша працездатність буде постійно падати.

Франческо Чірілло спробував на кожні 25 хв. роботи робити 5 хв. перерви, а після 4-х таких циклів – 30 хв. перерви. Його метод, який він назвав на честь свого кухонного таймера у вигляді помідора, допомагає працювати ефективніше, не втомлюватися й закінчувати роботу з хорошим самопочуттям.  

Виділяйте час на планування часу. Підберіть для себе найзручніші способи та інструменти планування і не забувайте ефективно розпоряджатись своїм часом. Не варто планувати перед сном, оскільки мозок залишатиметься в напруженні і вам складно буде заснути. Робіть це в будь-який інший вільний час протягом доби. 10 хвилин планування кожного дня допомагає щоденно економити 2 години.

Статистика говорить, що якщо ви не почнете користуватися новим вивченим інструментом протягом 48 годин, то з великою ймовірністю не почнете ніколи. Тож закликаю вас випробувати описані методи вже зараз. Ефективний тайм-менеджмент допоможе не тільки встигати зі всіма справами, а й завжди бути в гарному самопочутті завдяки власним успіхам.

Підготувала Анастасія Голуб